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7 etapas para implantar um Sistema de Gestão da Qualidade

Sistematizar a gestão da qualidade possibilita a organização, padronização e eficiência dos processos, refletindo na qualidade dos produtos, redução dos custos operacionais e prevenção de recall. O resultado disso: clientes ainda mais satisfeitos e, consequentemente, maior faturamento para a empresa.


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Aqui no blog já falamos sobre os 5 passos para gerir a qualidade do seu negócio, e agora abordaremos umas das etapas mais desafiadoras de qualquer novo projeto: a implantação.

Em resumo, um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficiente depende de:

  • envolvimento da equipe;
  • rotina bem estabelecida;
  • acompanhamento constante a partir de indicadores. 

Com este artigo, você vai compreender cada etapa para que isso seja feito com sucesso! Ao final, você ainda confere opções de ferramentas para melhorar ainda mais o trabalho de gestores e equipes nos controles de qualidade. 

Boa leitura!


7 etapas para implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade

A gestão da qualidade exige preparação, planejamento, resiliência e uma inevitável mudança no cotidiano de uma indústria de alimentos. Quer saber como cumprir essa missão em 7 passos?

Vamos a eles!


1 - Faça um levantamento das necessidades

Antes de começar a agir, você precisa buscar as orientações de acordo com o perfil da sua indústria alimentícia. Algumas perguntas ajudam a direcionar essa apuração, como:

- É preciso buscar algum profissional especializado para dar sequência às ações?

Comece com a formação de um conselho da qualidade na empresa

Um dos requisitos da ISO 9001:2015 (norma de reconhecimento internacional para requisitos para um SGQ) para gerir a qualidade em uma indústria é a designação de uma pessoa, ou grupo de pessoas, a quem sejam atribuídas autoridade e responsabilidade para tomada de decisões nesse âmbito.

Portanto, verifique isso internamente, averigue se a equipe já possui todos os profissionais ou se outras pessoas devem ser recrutadas para o programa.

- Quais são as possíveis barreiras para implantar um SGQ?

Enumere pontos que possam ser críticos para a gestão da qualidade em termos de processos e da estrutura funcional a partir de um mapeamento aprofundado. Considere aqui:

  • organograma;
  • ferramentas e recursos;
  • cultura da organização.

É fundamental que esses fatores sejam trabalhados para o êxito das ações planejadas.

- Qual é o objetivo dessa implantação?

A visão das metas a serem alcançadas pelo Sistema de Gestão de Qualidade será um critério valioso para manter o foco e o empenho da equipe na direção certa. Por isso, tenha clareza sobre qual será o objetivo dessa mobilização para a indústria

- O que é qualidade para a empresa?

Essa última pergunta é primordial! Você precisa ter conhecimento sobre os parâmetros de qualidade dos produtos e processos, desde o recebimento das matérias-primas até a entrega do produto final. 

São informações essenciais para orientar seu planejamento de gestão da qualidade!

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 2 - Envolva todas as pessoas da sua empresa no processo

Nenhuma iniciativa será eficiente sem o comprometimento de todos os colaboradores ao longo das atividades cotidianas, e por isso citamos a cultura da organização como um elemento a ser avaliado no passo anterior.

Fortalecer a Cultura da Qualidade na sua indústria de alimentos é uma condição para que essa etapa se concretize. Isso pode ser conquistado por meio de sensibilização e conscientização, com treinamentos constantes sobre a relevância dos controles da qualidade


3 - Defina os produtos e processos de maior impacto

Recorra à priorização e evite querer implantar processos de gestão da qualidade para todos os produtos e processos de uma só vez. Qualidade exige precisão, e por isso o seu planejamento deve ser minucioso.

Uma boa dica é recorrer à Curva ABC, uma análise com base na Lei de Pareto. Esse é um instrumento capaz de classificar o que tem maior representatividade no faturamento da indústria e, por consequência, deve ser olhado primeiro.

Aqui vai um exemplo de como categorizar seus produtos e processos para entender qual é mais significativo:


4 - Determine os indicadores de gestão da qualidade para gerenciamento

Agora, chegou o momento de definir os indicadores para monitorar o desempenho dos seus produtos e processos. Listamos alguns dos mais comuns para indústria de alimentos na tabela abaixo:

Produtos

Processos

  • Conformidade da matéria-prima;
  • Maturação/Grau brix;
  • Acidez
  • Defeitos;
  • Embalagem.
  • Recebimento da matéria-prima;
  • Produção;
  • Armazenagem;
  • Envio;
  • Transporte.


Citamos apenas os processos mais comuns, mas lembre-se de adaptar de acordo com o fluxograma da sua produção. Nesta etapa, um plano APPCC (Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle) pode te ajudar bastante a descobrir quais são os pontos críticos de controle que devem ser verificados.

O plano APPCC é normalmente reconhecido para Sistemas de Gestão de Segurança dos Alimentos, mas você pode usar sua metodologia e aplicar no seu processamento. Depois, vale verificar cada etapa que é crítica tendo em vista a qualidade do produto.

Cuidado para não exagerar na quantidade de indicadores, pois menos pode ser mais

Atente-se às métricas que realmente demonstram níveis de adequação do que está sendo analisado frente às exigências do cliente e aos critérios de qualidade que você definiu lá no primeiro passo do planejamento.


5 - Estabeleça o método para coleta de informação

O tempo de intervalo entre as coletas e o canal de transmissão das informações têm muito a influenciar na efetividade de um Sistema de Gestão da Qualidade. Abaixo, comparamos as características entre os métodos manual e automatizado:

Manual

Automatizado

  • Demanda mais tempo dos profissionais;
  • Exige equipes maiores;
  • Dificulta a padronização;
  • Precisa de tempo para compilação;
  • Pode comprometer o histórico com equívocos ou perda de informações;
  • Faz com que alterações sejam morosas e demorem a ser colocadas em prática;
  • Compromete o engajamento das equipes.
  • É mais rápido;
  • Mostra resultados em tempo real;
  • Dispensa tempo de compilação;
  • Oferece dados com mais precisão;
  • Reúne um histórico de confiança;
  • Facilita consultas sempre que necessário;
  • Pode ser acessado a qualquer hora, em qualquer lugar;
  • Permite a padronização das coletas;
  • Tem escalabilidade;
  • Viabiliza coletas mais frequentes, com menores intervalos de tempo;
  • Favorece ajustes e melhorias sem complexidade;
  • Aumenta as chances de engajamento das equipes.

 

O dinamismo das operações em uma indústria de alimentos exige que gestores tomem decisões rapidamente, principalmente no que tange à qualidade. Por essa razão, as pranchetas e planilhas preenchidas manualmente estão ficando cada vez mais ultrapassadas.

Busque tecnologias especializadas para apoiar a padronização e o fluxo instantâneo da sua gestão com coletas automatizadas



6 - Acompanhe os seus indicadores

Uma vez que as informações estiverem disponíveis, inicia-se o acompanhamento. Um responsável da equipe deve assumir essa função, além de supervisionar também as ações corretivas quando os indicadores estiverem fora dos limites aceitáveis.

Para mais eficiência nessa etapa, prefira sistemas com atualizações, alertas e relatórios automáticos sobre não conformidades. Isso facilita a dinâmica de acompanhamento e permite ao gestor da qualidade dedicar esforços e energia apenas a casos que realmente demandem atenção.

 
7 - Promova melhorias contínuas no seu sistema de gestão da qualidade

Atualizar-se é um pré-requisito para negócios que pretendem se destacar em mercados cada vez mais competitivos. Essa regra não muda para indústrias de alimentos, tampouco para mecanismos voltados ao controle de qualidade.

Não confunda padronização com engessamento, e coloque em prática a mentalidade de melhoria contínua para que a gestão da qualidade da sua operação esteja sempre aberta a aprimoramentos. 

Aproveite a visão detalhada dos seus indicadores para potencializar seus resultados sempre que uma oportunidade for identificada!


Ferramentas que ajudam na gestão da qualidade

Separamos algumas indicações de metodologias aplicáveis às atividades de monitoramento da qualidade na indústria para deixar seu planejamento ainda mais consistente. Confira-as abaixo se são opções úteis à realidade da sua empresa!


Fluxograma

Muito usado em mapeamentos, o fluxograma é um apoio visual que proporciona uma perspectiva sobre a totalidade dos processos industriais. 

Com ele, é possível entender as relações entre atividades e detectar de modo facilitado os pontos que merecem atenção e controle de qualidade.


Diagrama de Ishikawa

Chamado também de espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, o Diagrama de Ishikawa contribui em investigações da causa raiz de problemas. É dividido em seis categorias, ou 6 “Ms”:

  • Meio ambiente;
  • Máquina;
  • Medida;
  • Mão de obra;
  • Método;
  • Matéria-prima. 

Os elementos listados acima orientam a esquematização de riscos ligados a cada um deles, conforme ilustrado abaixo:



5W2H

Sete perguntas compõem o método 5W2H e auxiliam na resolução de problemas e diretrizes estratégicas no ambiente corporativo. São elas:

As respostas definem responsabilidades, prazos e atividades e melhoram o alinhamento das equipes para as ações.


Análise SWOT

A sigla resume as palavras Strenghts (Força), Weakness (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), também conhecida como FOFA, em português. 

A técnica pode ser utilizada para listar pontos fortes, falhas e chances de melhoria dentro da indústria.


Checklists ou folhas de verificação

Os checklists ou folhas de verificação reúnem listas com todas as pendências que devem ser executadas para concluir determinada tarefa. São ferramentas que comprovam a realização das atividades de rotina para que os resultados pretendidos sejam alcançados. 

Isso pode ser feito manualmente ou por meio de soluções digitais. No segundo caso, esses instrumentos se tornam ainda mais ágeis e eficazes. 


Por que implantar um Sistema de Gestão da Qualidade?

Sistematizar a gestão da qualidade na indústria de alimentos é uma iniciativa justificada por uma série de vantagens, como:

  • otimização de custos;
  • redução de desperdícios;
  • controle dos processos operacionais;
  • adequação a normas internacionais (como ISO 9001:2015);
  • busca de diferenciais competitivos;
  • embasamento para capacitação de colaboradores;
  • satisfação dos clientes. 

Diante dessa lista, fica evidente que esse é um assunto de suma importância para as rotinas da indústria alimentícia, não é mesmo?

Então, aproveite para aprofundar seus conhecimentos com mais um material da PariPassu!

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