Cómo implantar un Sistema de Gestión de la Calidad

La etapa de implantación del sistema de gestión de la calidad exige mucha preparación, planificación, resiliencia y un cambio inevitable en el día a día de su negocio, aun más si usted trabaja en el ramo de FLV (frutas, legumbres y vegetales).

Aquí en el blog ya hablamos sobre los 5 pasos para la gestión de la calidad de su negocio, ahora abordaremos una de las etapas más críticas de cualquier nuevo proyecto: la implantación.

Para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) eficiente, que traiga resultados efectivos, es necesario rutina, estandarización y el compromiso de todos.

Para facilitar el proceso en la implantación de un SGC, destacamos las etapas que no pueden faltar para una implantación exitosa:

Involucre a todas las personas de su empresa en el proceso

El compromiso es la clave del éxito. Todos los colaboradores de su empresa tienen conexión directa o indirecta con la calidad de los productos o de los procesos. Por lo tanto, al iniciar la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, la comunicación clara y el entrenamiento constante son esenciales.

Es importante para el éxito del proyecto evidenciar la participación de todos e instigar la colaboración de sus empleados para alcanzar la mejoría continua y la calidad total.

Por eso, es fundamental dedicar tiempo y atención para establecer la Cultura de la Calidad, una aliada importante de este proceso.

Defina los productos y procesos que tienen más impacto en su negocio

Para empresas que poseen un gran mix de productos o muchos procesos, implantar un SGC en todos, simultáneamente, puede convertirse en una tarea complexa, por lo tanto, en la mayoría de los casos, es necesario seleccionar los productos o familia de productos que tienen mayor impacto en el desempeño de la empresa.

Normalmente son los productos que representan el mayor volumen comercializado o aquellos que generan más facturación. El consejo aquí es utilizar el método Curva ABC.

Indicadores, la traducción de la calidad de sus productos y procesos.

Ahora llegó el momento de definir cuáles son los indicadores más importantes para monitorizar el desempeño de sus productos y procesos, por ejemplo:

  • Productos: conformidad da materia prima, dimensiones, acabado, defectos, embalaje.
  • Procesos: recibimiento de la materia prima, producción, almacenamiento, envío, transporte, entre otros.

Una de las prioridades es el cuidado para no exagerar en el número de indicadores y en su complejidad y, principalmente, los indicadores deben cumplir con las exigencias del cliente y los criterios de calidad.

Defina el método de recolección de información

¿En cuánto tiempo se recolectarán los indicadores? Las recolecciones más frecuentes traducen resultados más confiables, sin embargo, consecuentemente, cuestan más caro.

¿La recolección se realizará de forma manual o automatizada? Para la recolección manual, serán necesarios más funcionarios, más horas de trabajo y las informaciones no se pondrán a disposición en tiempo real y además podrán no seguir el estándar.

La recolección automatizada facilita la estandarización y el flujo de información en tiempo real, dando mayor agilidad al proceso y garantiza informaciones más seguras.

Y para esa decisión los principales argumentos están en su propio negocio:

  • ¿Cuál es el tamaño de su producción o distribución?
  • ¿Cuál es el nivel de detalle de la información deseado?
  • ¿Cuántos funcionarios están entrenados para realizar el control de calidad?
  • ¿Su empresa quiere mejorar y ser reconocida por la calidad total?

El resultado de ese análisis posibilitará tomar la decisión más adecuada de acuerdo con la realidad y estrategia de su empresa.

Haga el seguimiento de sus indicadores

Ahora que las informaciones están disponibles es necesario definir la periodicidad y el responsable por el seguimiento de los indicadores y, por supuesto, las acciones correctivas, cuando los indicadores estén fuera de los límites aceptables.

Para un seguimiento más eficiente, prefiera sistemas con actualizaciones y alertas automáticos sobre las ocurrencias, eso facilita la dinámica de seguimiento y permite al gestor de la calidad seguir solo los casos que necesiten su atención.

 

Mantenimiento y mejoría continua del Sistema de Gestión de Calidad

Después de la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad es necesario concentrar la atención en la mejoría de los productos y procesos, colocando en práctica sugerencias de mejorías dadas por los funcionarios, clientes y por el gestor de calidad, a fin de obtener procesos y productos cada vez más eficientes y de mejor calidad.

Y, por fin, el próximo paso es expandir el SGC para los demás productos y procesos, hasta que todas las etapas estén siendo controladas y alcancen los requisitos deseados.

La implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad posibilita la organización, estandarización y eficiencia de los procesos, reflejándose en la calidad de los productos, reducción de los costos operativos y prevención de recall y como resultado: clientes aun más satisfechos y, consecuentemente, mayor facturación para la empresa.


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