Ciclo PDCA: o que é e como aplicar na gestão da qualidade

O ciclo PDCA é um método bastante utilizado em planejamentos estratégicos, de modo a organizar o plano de ações internas de uma empresa para padronizar processos e dar fluidez ao ritmo de trabalho. Com o auxílio do PDCA, as empresas conseguem aperfeiçoar continuamente as mais variadas operações, como o controle de qualidade, a padronização de tarefas e a gestão de estoque em supermercados.

Como sabemos, processos devidamente organizados influenciam na eficiência do serviço prestado ao consumidor, favorecendo a experiência de compra e elevando o nível de satisfação com a marca – o que interfere diretamente na credibilidade de uma empresa no mercado. 

É disso que falaremos neste conteúdo, explicando o que é o ciclo PDCA, como aplicá-lo e quais as principais vantagens do método. Confira!

Ciclo PDCA: o que é? 

O nome Ciclo PDCA deriva do inglês, com iniciais relativas à Plan (P), Do (D), Check (C), Act (A), ou seja: Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Essa sequência de ações compõe o método que visa solucionar problemas e melhorar processos de forma contínua em empresas de todos os portes e segmentos.

Podemos dizer então que o ciclo PDCA é uma ferramenta que otimiza o controle de qualidade de produtos e serviços a partir de um planejamento estratégico minucioso. O objetivo principal do método é identificar falhas e eventuais gargalos, de modo a corrigi-los antes de se tornarem agravantes na cadeia de operações.

Da mesma maneira, por meio da aplicação do PDCA é possível padronizar processos a partir da replicação de estratégias que trouxeram bons resultados. É por isso que o ciclo PDCA funciona como um método de melhoria contínua nos mais diversos tipos de procedimentos, sendo especialmente eficaz na gestão da qualidade.

Qualquer segmento de mercado pode se beneficiar da implementação do PDCA. De forma geral, esse método é aplicado em projetos de aprimoramento de processos ou desenvolvimento de novos produtos. 

Mas, de forma prática, o PDCA se adapta a qualquer percurso que necessite de melhoria, sendo amplamente utilizado tanto em pequenos comércios quanto em grandes multinacionais.

O PDCA é, portanto, uma ferramenta flexível e universal. Em resumo, estas são as etapas do método:

• Plan (Planejar): definição das metas e objetivos do projeto, de forma clara, executável e com foco em resultados promissores;
• Do (Executar): execução das ações definidas no planejamento, acompanhando continuamente o progresso das atividades e a evolução das equipes;
• Check (Verificar): verificação dos resultados por meio do monitoramento de indicadores de sucesso, a fim de validar as estratégias adotadas;
• Act (Agir): implementação de ações corretivas nos pontos que precisam ser ajustados para o alcance de todas as metas definidas no planejamento prévio.

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Benefícios de implementar o ciclo PDCA

Vamos às principais vantagens da aplicação do ciclo PDCA:

Fluxo de trabalho mais organizado

Um dos benefícios imediatos da implementação do PDCA é a estruturação dos fluxos de trabalho, de modo que cada equipe tenha clareza quais quanto às atividades que precisam ser desenvolvidas para atingirem as metas propostas.

Daremos um exemplo prático que pode ser aplicado em procedimentos de gestão de qualidade. Em uma tabela dividida com as quatro fases do ciclo, o gestor especifica cada tarefa correspondente ao projeto: definição do cronograma de atividades; delegação das tarefas; acompanhamento dos indicadores; avaliação dos resultados.

Com esse breve resumo de etapas do PDCA, já é possível visualizar como o fluxo de trabalho fica mais organizado. Dessa maneira, os colaboradores conseguem se orientar melhor quanto ao que precisa ser feito, além de manterem o foco no percurso, pois o caminho para atingir os objetivos já estará previamente traçado, o que evita falhas e distrações das equipes.

Colaboradores mais produtivos e alinhados

Quando o ciclo PDCA é bem aplicado, os processos decisórios ficam muito mais precisos. Isso favorece a produtividade das equipes e as mantêm alinhadas com os objetivos finais de cada projeto.

Como sabemos, decisões tomadas de forma intuitiva nem sempre levam aos melhores resultados. Com o auxílio do PDCA, os gestores poderão se munir de informações que fundamentam esse processo, tornando-o mais racional e assertivo.

Controle de qualidade mais efetivo

Devido à clareza na tomada de decisão e à correta estruturação dos fluxos de trabalho, a gestão de qualidade fica mais efetiva e ganha também agilidade. Como vimos, o PDCA auxilia na definição de padrões de sucesso e favorece a comunicação entre os departamentos. Assim, diminui-se consideravelmente o risco de falhas operacionais e de retrabalho.

Redução de erros e prejuízos

Um dos maiores benefícios do PDCA é, sem dúvida, evitar erros nos processos de gestão e blindar as empresas de prejuízos financeiros. No caso do controle de qualidade no setor de alimentos, por exemplo, a aplicação do PDCA auxilia na prevenção de perdas e evita desperdício de tempo operacional das equipes.

Isso promove um controle orçamentário mais eficaz e permite que as equipes possam redirecionar seus esforços para outras demandas prioritárias na empresa, sobretudo aquelas em que o fator humano é imprescindível, como o relacionamento com clientes e fornecedores.

Como aplicar o ciclo PDCA na gestão da qualidade 

Ao longo do conteúdo, vimos que a implementação do ciclo PDCA otimiza tarefas gerenciais e estimula a produtividade dos colaboradores para que eles possam aproveitar melhor o tempo em atuação. No entanto, antes de construir seu próprio ciclo PDCA, os gestores precisam ter em mente que essa ferramenta ajuda a executar estratégias, mas não as define em sua origem.

Portanto, cabe ao gestor fazer um estudo aprofundado das necessidades e particularidades do seu negócio para, só então, recorrer ao ciclo PDCA como um mecanismo inteligente de otimização de processos. Isso feito, ele certamente terá sucesso na aplicação do método.

A seguir, vamos especificar cada ponto das etapas do PDCA para não restar dúvidas quanto à definição de um percurso de sucesso. 

Plan (Planejar)

O ponto-chave aqui é responder à pergunta: qual problema preciso resolver com a aplicação do PDCA? E quais os caminhos que podem ser traçados para isso? Nessa etapa, caso o gestor já tenha em mãos indicadores de processos prévios, cabe utilizá-los para definir metas que dialogam com o que esses indicadores estão sinalizando. Em resumo, o gestor precisa considerar os seguintes pontos:

• levantamento de informações;
• eventuais gargalos e problemas;
• elaboração do fluxo de atividades;
• definição dos itens de controle;
• demarcação das metas e objetivos.

Do (Executar)

Agora que os problemas estão identificados, é hora de delegar as tarefas para as equipes e colocar a mão na massa. Pode ser que, no momento da execução, o gestor perceba que certas tarefas são inviáveis. Caso isso ocorra, será necessário retomar à primeira etapa do ciclo PDCA para redefinir alguns objetivos e percursos. Em linhas gerais, esses são os pontos que devem ser considerados:

• definição de prioridades;
• responsabilização das equipes;
• treinamento dos colaboradores;
• execução propriamente dita.

Check (Verificar)

Embora o uso dos indicadores de sucesso seja importantíssimo desde a primeira etapa do ciclo PDCA, é na fase de verificação que o acompanhamento dos resultados se torna mais criterioso. Afinal, as fases de execução das tarefas já estão em andamento, o que leva à geração de novos indicadores para que o gestor possa avaliar como as equipes estão se saindo. Nesse sentido, considere os seguintes aspectos principais:

• monitoramento de cada tarefa do plano de ação;
• análise do cumprimento do cronograma;
• identificação dos possíveis gaps e pontos de melhoria;
• avaliação das estratégias que deram certo;
• replicação dos padrões de sucesso.

Act (Agir)

A fase da ação no ciclo PDCA nada mais é do que o compilado de tudo o que já foi feito nas etapas anteriores. A ideia aqui é avaliar os resultados para (re)agir a tempo no caso de gargalos que possam sinalizar agravantes. Caso não tenham sido identificados gaps importantes, a tarefa do gestor é reunir as estratégias que foram bem-sucedidas e utilizá-las como base para fundamentar feedbacks e os próximos treinamentos do grupo.

É por isso que o método PDCA é cíclico, pois, em suma, essa ferramenta consiste em definir e validar estratégias conforme gargalos vão sendo identificados. Portanto, ao fim de cada ciclo de ações corretivas, um novo planejamento deve ser iniciado, visando assim o aprimoramento contínuo dos processos de gestão de qualidade.

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