A inspeção de qualidade em varejos serve para avaliar a eficiência da Gestão de Qualidade e Segurança dos produtos, além de monitorar a efetividade dos processos internos. A partir dessa prática, é possível atender a critérios estabelecidos por normas sanitárias, políticas internas e legislações vigentes.
Uma boa gestão da qualidade em supermercados também contribui para a prevenção das quebras e rupturas, para a redução de devoluções e para o controle sobre o faturamento.
Inspecionar a qualidade deve ser, portanto, uma rotina contínua inserida na cultura organizacional do varejo. As informações coletadas servem de base para a análise de performance do supermercado, potencializando a gestão interna.
Nesse sentido, destacamos que a inspeção de qualidade está associada à rastreabilidade do produto, permitindo que o varejo tenha controle total sobre as entregas do fornecedor por produto e período. As informações da rastreabilidade são essenciais para fazer a gestão de fornecedores e responder casos de recall, por exemplo.
Neste post, falaremos desses assuntos e explicaremos as práticas ideais de inspeção de qualidade para você aplicar no seu varejo. Vamos lá!
A importância da inspeção de qualidade em varejos
A inspeção de qualidade em varejos é fundamental para verificar se todos os processos e produtos estão seguindo os padrões preestabelecidos para as operações. A finalidade é, portanto:
- facilitar o alinhamento entre as equipes para que o trabalho seja desempenhado de acordo com os parâmetros da loja;
- ajudar nos controles da gestão de supermercados;
- alcançar a eficiência operacional;
- verificar e garantir a qualidade dos produtos à venda desde o recebimento;
- ofertar mercadorias de qualidade ao consumidor.
A gestão da qualidade em supermercados assegura que múltiplas atividades tenham sido executadas da maneira correta, para que diferentes profissionais saibam exatamente o que fazer na operação, colaborando, assim, para que as expectativas dos clientes também sejam atendidas.
Muitas vezes, esse mesmo processo da inspeção de qualidade em varejos é aplicado em redes de filiais, o que aumenta a necessidade de controle para que tudo saia conforme o planejado.
Nesse sentido, destacamos o papel das ferramentas digitais (como os checklists) na otimização das rotinas de inspeção, o que facilita muito a padronização das tarefas entre as filiais.
Saiba mais sobre checklists digitais para padronização de lojas em redes de supermercado e entenda como esse recurso aprimora a Gestão de Qualidade.
Melhores práticas de inspeção de qualidade em varejos
Para alcançar eficiência em inspeções de qualidade de mercadorias, produtos e loja, é essencial seguir algumas recomendações para:
- entender o que deve ser inspecionado;
- documentar os procedimentos;
- definir uma rotina de monitoramento dos dados coletados;
- difundir a importância da qualidade entre os colaboradores;
- estender as apurações à gestão de fornecedores.
Falaremos de cada um desses aspectos a seguir.
Defina parâmetros e padrões
Para o seu varejo, o que significa ter qualidade? Comece por essa pergunta para direcionar todos os itens a serem verificados em inspeções. Por exemplo:
- O que é uma entrega de Frutas, Verduras e Legumes (FLV) com qualidade? Vale dizer que aqui entram muitos itens a serem checados, com fichas técnicas de alimentos para inspeção de recebimento com informações como danos leves e graves, podridão, calibre, grau de maturação etc.
- Qual é o padrão esperado para as exposições dos produtos em loja?
- O que deve ser observado na área de vendas para manter as gôndolas atrativas?
- Quais são as regras para controle de prazos de validade das mercadorias?
- Quais produtos devem ser recolhidos e retirados de circulação?
Com base nesse apanhado de informações e nas diretrizes deliberadas para a gestão da qualidade em supermercados, fica mais fácil trabalhar em checklists e na documentação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para orientar as inspeções.
Documente um POP para inspeção de qualidade em varejos
O uso do POP para inspeção de qualidade em varejos tem como propósito manter a padronização e excelência dos processos. É um documento que descreve todas as ações para o melhor exercício das atividades.
O POP é uma ferramenta que detalha o trabalho dos colaboradores sobre cada uma das tarefas e responsabilidades.
Ao elaborá-lo, certifique-se de que a linguagem não seja muito complexa. É indispensável que todos os funcionários envolvidos na inspeção de qualidade possam entender claramente o que fazer e como executar as demandas descritas no Procedimento Operacional Padrão.
O que um POP deve conter
As informações especificadas no POP devem auxiliar os colaboradores a efetuarem as atividades passo-a-passo, descrevendo tópicos como:
- Título do procedimento: nome do procedimento;
- Objetivo: motivo ou razão para fazer tal processo;
- Documentos de referência: quais documentos poderão ser consultados por quem estiver realizando a inspeção de mercadorias e produtos no supermercado;
- Área de aplicação: setor do supermercado onde o POP será aplicado. Por exemplo, neste contexto, o POP pode ser empregado na inspeção de mercadorias e produtos e no recall de alimentos;
- Siglas: siglas utilizadas no procedimento operacional padrão deverão ser explicadas, por exemplo, FLV = Frutas, Legumes e Verduras, CD = Centro de Distribuição, NC = Não Conforme, SGQ = Sistema de Gestão da Qualidade;
- Definições: descrição de cada etapa das atividades, executores e responsáveis;
- Fluxograma: caso haja ilustrações em forma de gráficos e símbolos geométricos referentes às atividades, um fluxograma deve ser incluído no POP;
- Monitoramento: o que será monitorado, como será esse monitoramento, frequência do monitoramento e quem é o responsável;
- Ação corretiva: medidas tomadas para eliminar a origem de uma não conformidade;
- Registros: apontamento da qualidade gerada pelas tarefas deste procedimento;
- Gestor do POP e responsável: quem elaborou e a quem será atribuída a execução do procedimento.
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Utilize fichas de inspeção de qualidade
O emprego de fichas técnicas em inspeções de qualidade em varejos garante que os produtos sejam comercializados dentro dos parâmetros ideais de qualidade e segurança.
Por exemplo, a inspeção de qualidade no recebimento de uma carga de mamão será realizada a partir de um checklist e ficha técnica que permitem avaliar características como a coloração, estágio de maturação, peso da embalagem e outros critérios.
Contar com fichas de inspeção de qualidade para cada produto é uma maneira efetiva de padronizar a verificação dos aspectos físicos dos produtos, reduzindo assim as devoluções e melhorando as vendas.
Avalie e acompanhe os fornecedores
Ter conhecimento sobre quem são os fornecedores e a qualidade de suas entregas é fundamental para garantir uma boa gestão de qualidade no seu empreendimento.
A inspeção de qualidade em varejos, desde a chegada em loja até o checkout, exerce um papel significativo para combater problemas como inadequação às legislações, aumento nas perdas e insatisfação do consumidor.
Para fazer a avaliação e acompanhamento de fornecedores, o varejo também pode contar com o resultado da inspeção de qualidade do recebimento do produto. Esse é um indicador importante para realizar a avaliação e classificação de fornecedores, porque estará baseado em critérios como:
- A qualidade dos produtos está conforme?
- Os produtos apresentam rastreabilidade?
- A embalagem está conforme?
- O prazo de entrega foi cumprido?
- Os aspectos de armazenagem e transporte são adequados?
Na ilustração abaixo, podemos observar a evolução das notas de inspeção de qualidade por fornecedor.
Os dados são registrados por aplicativos especializados que, automaticamente, compilam as informações e as transformam em gráficos para facilitar as análises:
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Figura: Exemplo do acompanhamento das notas de inspeções de qualidade de produto, disponível
no aplicativo CLICQ da PariPassu.
Na segunda tabela, temos o ranking de classificação. É mais um recurso que esse tipo de aplicativo oferece, resumindo tudo em um ranqueamento para gestão da performance e desenvolvimento dos fornecedores:
Figura: Exemplo de Ranking de Fornecedores, indicador de gestão disponível no aplicativo CLICQ da PariPassu.
Esse acompanhamento permite identificar as potencialidades e fragilidades dos fornecedores, o que é fundamental para qualificar as parcerias e compreender quem são os seus melhores parceiros, bem como aqueles fornecedores que ainda necessitam de desenvolvimento, fatores condicionantes para a prevenção de perdas.
Promova treinamentos na equipe
A capacitação dos colaboradores é um aspecto que pode fortalecer o envolvimento e o comprometimento das equipes com o controle de qualidade.
Junto a todas as ferramentas que citamos até aqui, como checklists e POPs, os treinamentos para supermercado são uma maneira de conscientizar os funcionários sobre a relevância da tarefa de inspeção de qualidade em varejos.
Além disso, a participação e o empenho coletivo tornará as jornadas de trabalho mais fluidas e eficazes.
Vantagens da inspeção da qualidade em supermercados
Podemos listar diversos benefícios gerados por uma boa gestão de qualidade em supermercados, como:
Padronização de rotinas internas
Como vimos, inspeções guiadas por checklists digitais ajudam a padronizar processos internos, otimizando o tempo operacional das equipes e facilitando o alinhamento entre as filiais.
Visibilidade de indicadores das operações
Com o auxílio dos sistemas digitais, o trabalho com a inteligência de dados se potencializa e o gestor poderá tomar decisões mais estratégicas. Além disso, trabalhar com sistemas digitais aumenta a confiabilidade dos processos, reduzindo a chance de falhas humanas e evitando a sobrecarga de trabalho sobre as equipes.
Agilidade na correção de não-conformidades
Inspeções de qualidade bem conduzidas aceleram os procedimentos internos e contribuem para a fluidez das rotinas do supermercado. A identificação e correção das não conformidades, por exemplo, ganha agilidade e as equipes ficam mais produtivas para darem seguimento às outras demandas da função.
Adequação às legislações sanitárias
A inspeção de qualidade em varejos está diretamente relacionada ao cumprimento das normativas de segurança dos alimentos. Por isso essa tarefa é tão importante. Se houver falhas nas inspeções, isso pode significar risco para os consumidores. Sem falar que a inadequação às legislações gera multas e compromete a credibilidade da empresa.
Controle de qualidade efetivo
O conceito de qualidade em varejos é bastante amplo, pois envolve não somente os procedimentos internos, mas também o modo como o estabelecimento é visto pelos consumidores. Nesse sentido, uma gestão de qualidade bem feita é fundamental tanto para o controle interno quanto para a construção de uma imagem positiva da empresa e para a fidelização dos clientes.
Melhoria contínua nas operações
Ao otimizar as inspeções de qualidade com o auxílio de sistemas digitais, os processos internos passam por ajustes e melhorias contínuas. Afinal, o gestor terá em mãos uma ampla base de indicadores que vão auxiliar na correção de gargalos e na replicação de padrões de sucesso.
Considerando essas vantagens, fica fácil entender o quão importante é seguir à risca os procedimentos de inspeção, não é mesmo?
Realizando corretamente a gestão da qualidade em supermercados, o gestor ganha organização interna e, em loja, o cliente terá uma experiência de compra melhor, o que consequentemente aumenta o faturamento.
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Automação da inspeção de qualidade: como funciona e quais as vantagens?
Falamos até aqui sobre checklists, listas de verificação, fichas técnicas, POPs e ferramentas que apoiam a inspeção de produtos e da loja. Tudo isso gera um grande volume de dados diariamente, o que significa que é preciso contar com sistemas eficientes para gerir essa base de informações e ganhar agilidade na gestão.
Hoje em dia, com os avanços trazidos pelas transformações digitais, não convém mais trabalhar de forma manual nos processos de inspeção de qualidade em varejos. Sabe por quê? Aqui vão alguns motivos:
- Preencher tudo à mão leva tempo, e você ainda precisa considerar a compilação de todas essas informações. Enquanto isso, no varejo a rotina não para e as não-conformidades sem correção vão acumulando despesas.
- O histórico das inspeções não é garantido, já que é grande a chance de que folhas se percam ou sejam danificadas com o tempo.
- Seus indicadores já serão outros quando os resultados chegarem à sua mão.
- Manter padrões de documentos fica muito mais difícil. Lembre-se de que você lida com diferentes profissionais, e cada um pode proceder conforme achar melhor.
- Sem precisão e rapidez nas análises, será praticamente impossível identificar a causa raiz de um problema.
Por esses motivos, a automação das inspeções de qualidade pode transformar a realidade do seu supermercado e fazer com que a sua gestão ganhe mais eficiência. Os benefícios, você já sabe: processos internos bem estruturados, equipes alinhadas e consumidores satisfeitos.
>> Quer saber como implementar a rotina de inspeção de lojas em seu supermercado? Confira nosso guia e saiba mais!
