A padronização de processos na indústria de alimentos e bebidas é uma condição essencial para o efetivo controle de qualidade dos produtos. Para isso, é preciso contar com a ajuda de ferramentas, como o Procedimento Operacional Padrão (POP).
Aplicável à gestão das atividades industriais, esse é um documento que estabelece e organiza as rotinas. Assim, você adquire visibilidade sobre os resultados que precisa acompanhar e pode se preparar melhor diante de qualquer imprevisto, com riscos mapeados e ações predefinidas.
Sem contar com outros ganhos que esse instrumento pode proporcionar à sua operação.
Quer saber tudo sobre POPs e entender como documentar os procedimentos da sua indústria? Então, você está no lugar certo! Este artigo vai apresentar os benefícios e elementos fundamentais desses documentos, além de modelos gratuitos preparados por especialistas para usar na sua operação!
O que é um Procedimento Operacional Padrão?
Podemos definir o POP como a formalização de todos os detalhes envolvidos na realização das atividades industriais.
Portanto, o Procedimento Operacional Padrão é a relação de todas as informações indispensáveis de um processo, visando a máxima eficiência na execução das tarefas.
Como podemos observar, o POP não é um processo. Este é um esclarecimento primordial antes de darmos sequência ao conteúdo. Um POP consiste em um guia que fundamenta o passo a passo a ser seguido pela equipe para que cada processo seja concluído com excelência.
Logo, o Procedimento Operacional Padrão é o elo entre processo, pessoas e indústria.
O objetivo de um POP
A principal finalidade de manuais que padronizam procedimentos operacionais na indústria alimentícia é viabilizar os controles de qualidade e segurança do alimento.
Outros aspectos são, também, impactados positivamente por esse tipo de documento, como:
- monitoramento de dados sobre as atividades;
- segurança do trabalho com o uso dos devidos equipamentos de proteção;
- melhor gestão de fornecedores.
Por que criar POPs para a indústria de alimentos?
Quando falamos anteriormente sobre os objetivos de um Procedimento Operacional Padrão, abordamos brevemente alguns pontos que justificam sua implementação nas rotinas. Agora, vamos entender mais a fundo o porquê de utilizar POPs na indústria de alimentos.
Não é difícil se dar conta da complexidade do dia a dia no ambiente industrial, certo?
Olhando especificamente para a produção de alimentos e bebidas, todos os controles devem ser muito rigorosos e o apontamento de não conformidades pode trazer riscos de contaminação e causar prejuízos sérios para a indústria.
Com a implementação de procedimento operacional padrão, as chances de falhas na operação diminuem, e por isso é tão vantajosa!
Os 5 benefícios de um POP
Vamos conhecer detalhadamente os ganhos que a adoção de POPs pode trazer:
1. Alinhamento entre gestores e equipes
Manter tudo registrado facilita a delegação de tarefas e o repasse das atividades, especialmente em situações de escala. Isso faz com que profissionais diferentes possam repetir o que deve ser feito com exatidão.
Lembre-se: sua equipe nem sempre será a mesma. Ocasionalmente, um ou outro integrante pode vir a faltar ou a ser substituído e, com POPs, as instruções podem ser repassadas com mais agilidade!
2. Produtividade otimizada
Tudo flui melhor quando cada colaborador da equipe sabe e entende o que precisa fazer. Com as determinações dos Procedimentos Operacionais Padrão e a organização das funções de cada profissional dentro de um processo, a performance do time tende a se elevar.
Todos os colaboradores terão domínio sobre a importância das atividades e estarão “na mesma página”, o que contribui para menos interrupções, elevação do nível técnico e mais colaboração entre as equipes.
3. Previsibilidade
Se a indústria está preparada para o que pode acontecer, fica muito mais simples lidar com os desafios. Fazer um levantamento dos riscos e considerar todas as informações no POP deixa a equipe ciente acerca de eventualidades e variações que possam surgir.
4. Baixa ocorrência de erros
Mapear e documentar a rotina de trabalho em POPs reforça todas as exigências legais para a segurança e qualidade dos alimentos com Boas Práticas de Fabricação (BPF). É possível evidenciar o que deve ser feito para evitar falhas, uma vez que as instruções e os riscos são apontados no material.
5. Processos com mais segurança e qualidade
Com instruções pré-estabelecidas e sequenciais para a realização de operações na produção, os processos ficam mais seguros e o padrão de qualidade é seguido.
É uma medida eficaz e de baixo custo para atestar segurança (tanto no que diz respeito à manipulação de alimentos quanto às normas de segurança individual) e qualidade contínua aos processos e produtos!
Quais os elementos de um POP?
Existem componentes básicos para que um manual de Procedimento Operacional Padrão seja completo. Um POP deve conter as seguintes informações:
- Nome do processo a que se refere;
- Local de aplicação;
- Responsável pela elaboração e revisão do documento;
- Cargos relacionados a cada atribuição (e aqui vai uma dica valiosa: não use os nomes das pessoas, pois eventualmente a equipe pode passar por rotatividade de profissionais);
- Fluxograma com as etapas e a sequência em que as mesmas devem ser realizadas;
- Ferramentas utilizadas nas tarefas do processo;
- Materiais necessários;
- Equipamentos de uso obrigatório para realização de cada atividade;
- Documentação de referência (regras, normas e legislações a serem seguidas);
- Glossário com o significado das siglas mencionadas;
- Data da última revisão e estimativa para uma próxima verificação e atualização do POP.
Como fazer um Procedimento Operacional Padrão?
Chegou a hora de colocar tudo em prática! Preparamos uma lista com um passo a passo para apoiar gestores e colaboradores de indústrias na hora de elaborar os próprios POPs:
Conheça sua operação
Faça uma imersão em todos os processos para ter domínio sobre as particularidades do seu negócio antes de dar início aos documentos. Com isso, você poderá se basear em modelos e conseguirá adequá-los ao que sua operação precisa.
Escolha e nomeie um procedimento
Ao ter a relação de tudo o que acontece na rotina da sua indústria de alimentos, escolha um processo para começar. A identificação do POP deve ser compreensível e direta. Você pode, inclusive, utilizar o objetivo daquele manual para nomeá-lo.
Por exemplo: “Garantindo a qualidade nas inspeções de recebimento”. Este é um título que deixa claro o conteúdo do manual, ou seja, a equipe encontrará nele toda e qualquer informação referente às atividades de inspeção dos insumos recebidos pelos fornecedores.
Selecione documentos importantes
Faça uma relação completa com todas as referências que podem ser úteis para as atividades relacionadas ao procedimento em questão. Vamos usar o mesmo exemplo das inspeções de recebimento, citado acima. Os documentos que você pode anexar são:
- normas para recall de alimentos;
- instrução da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) sobre planos de amostragem para criação de checklists;
- documentos internos, como fichas técnicas de produtos;
- entre outros.
Enfim, pense em tudo o que é relevante e compartilhe isso com o time!
Descreva etapas, responsáveis e aplicações
A descrição de um Procedimento Operacional Padrão sempre deve apontar:
- cada etapa;
- o cargo de quem está encarregado por ela (vale reforçar: evite nomes!);
- o momento, local e estágio em que essa etapa é colocada em prática.
Inclua o passo a passo descritivo e o fluxograma
De forma simples e direta, quanto mais instruções o POP trouxer junto às atividades, melhor. Aliás, utilize uma linguagem objetiva, porque certamente você terá um volume grande de informações no documento.
Preferencialmente, faça um passo a passo por escrito e inclua também o desenho do fluxograma como apoio visual para facilitar o entendimento e a assimilação dos colaboradores.
Faça um glossário
Pode parecer um mero detalhe e nem todos os profissionais responsáveis pela elaboração de um Procedimento Operacional Padrão se recordam disso, mas um glossário faz toda diferença em um material.
Sabemos quantas siglas fazem parte do dia a dia de regulamentações e processos na indústria. Para evitar confusões e deixar tudo bem esclarecido, indique o significado de todas as siglas que forem utilizadas.
Estabeleça indicadores e prazos para constantes revisões
Determine indicadores de desempenho para ter visão sobre o quanto os processos estão dando certo ou se precisam de ajustes.
Independentemente dos resultados, de tempos em tempos — anualmente, no mínimo —, faça novas verificações para validar processos e manuais dos POPs. Isso é fundamental para viabilizar melhorias contínuas e aprimorar cada vez mais as operações.
Inclua os POPs em seu sistema
Se a sua indústria utiliza um sistema especializado para automação de controle de qualidade e digitalização de processos, insira os documentos na solução para mantê-los disponíveis sempre que for preciso.
5 modelos de POP para aplicar na indústria de alimentos
Você sabia que a PariPassu oferece diversos modelos para descomplicar sua missão e agilizar a criação dos seus manuais de POP?
Listamos abaixo tudo o que você pode encontrar em nosso site:
- POP de rastreabilidade: o documento apresenta requisitos para garantir o cumprimento de leis nacionais e internacionais, com orientações práticas e verificações de rastreabilidade de alimentos.
- POP de inspeção de qualidade: você pode utilizar este modelo de documento para estabelecer padrões de procedimento no centro de distribuição da empresa ou em uma empresa fornecedora, mantendo a assiduidade das inspeções.
- POP para Sistema de Gestão da Qualidade: este é um kit com POPs para adequar seu Sistema de Gestão da Qualidade à ISO 9001 2015.
- POP de Análises de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC): o POP de APPCC deve ser uma das suas prioridades! Com base no modelo sistemático com nome em inglês Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP), ou APPCC em português, você poderá fazer o apontamento das ações necessárias a fim de reduzir ao máximo os riscos e perigos durante a produção de alimentos.
E então, gostou das dicas deste conteúdo? Compartilhe com a gente se os POPs foram úteis para sua operação!
A PariPassu possui jornadas incríveis de aprendizado para gestores e colaboradores de indústrias de alimentos. Separamos algumas indicações que podem ser interessantes para você, como:
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- Ebook com um guia da gestão da qualidade na prática;
- Artigo sobre como evitar riscos operacionais na indústria de alimentos.
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