Checklist digital: os ganhos para indústrias de alimentos

A precisão é um fator determinante em operações que envolvem alimentos. Qualquer falha pode ocasionar sérios problemas, inclusive para a saúde do consumidor. Por esse motivo, soluções de checklist digital são cada vez mais procuradas por indústrias alimentícias.

Neste artigo, falaremos especificamente do instrumento para verificação das etapas pelas quais um alimento passa ao longo da cadeia de produção e distribuição. Essa verificação é fundamental para manter o padrão de qualidade dos produtos.

Continue a leitura e saiba por que o checklist digital tem um grande potencial de inovação e de geração de valor para os empreendimentos, colaboradores e consumidores!

O que é um checklist digital?

Também conhecido como folha de verificação, um modelo digital de checklist é uma solução que automatiza listas de checagem em procedimentos de qualidade. Existem sistemas especializados que organizam essa coleta de dados e permitem a definição dos responsáveis.

Alguns recursos mais avançados — como os oferecidos pelo CLICQ da PariPassu — utilizam tecnologia para automatizar os processos de qualidade em um checklist online, e geram planos de ação imediatamente. Entenda melhor como funciona no vídeo abaixo.

Saiba mais sobre as ferramentas digitais e entenda como elas ajudam a organizar os registros de qualidade na  indústria de alimentos.

Como fazer um checklist digital?

Primeiramente, é preciso contar com um sistema especializado para montar a sua folha de verificação online. Com esse checklist digital, o sistema viabiliza o controle de todos os processos a partir de recursos como:

• integração dos fornecedores;
• padronização das informações verificadas;
• cadastro de imagens;
• armazenamento e disponibilidade dos dados em tempo real;
• atribuição de responsáveis por cada etapa dos procedimentos.

A seguir, daremos mais detalhes sobre essas funcionalidades.

Integração dos fornecedores

O checklist digital ajuda a melhorar a relação com os fornecedores porque centraliza o registro de todas as entregas para a sua operação. Assim, sua equipe poderá identificar em tempo real o padrão de qualidade no recebimento de produtos por determinado fornecedor.

Dessa forma, o gestor consegue se prevenir das não conformidades futuras, evita problemas clássicos como devolução de cargas, que geram prejuízo e retrabalho e ainda consegue desenvolver os fornecedores que estão tendo muita devolução.

Padronização das informações verificadas

O sistema padroniza as informações verificadas nos procedimentos de inspeção, centralizando o histórico de todas as consultorias e facilitando o acesso a esses dados, que ficam disponíveis em painéis com gráficos e tabelas, para serem analisadas a qualquer momento,

Com esse recurso, é possível monitorar de perto a resolução de não conformidades, bem como sua reincidência e os planos de ação para corrigir os gargalos operacionais. O usuário também pode definir critérios de avaliação para classificar os resultados das inspeções, otimizando ainda mais a gestão de qualidade dos produtos.

Cadastro de imagens

Um bom checklist digital é aquele que permite anexar fotos, imagens e outros documentos aos relatórios online. Isso é fundamental para sinalizar eventuais problemas em cada inspeção, ou mesmo para documentar algo que precisa ser comprovado com evidências. 

A plataforma também permite configurar alertas para sinalizar as equipes sobre algo que não pode passar despercebido nas operações.

Armazenamento e disponibilidade dos dados em tempo real

Os checklists digitais armazenam as informações da gestão de qualidade em uma base de dados unificada e de fácil acesso pelos colaboradores autorizados. Tudo isso agiliza o dia a dia de trabalho e evita problemas que são frequentes em relatórios manuais, como a perda de dados ou mesmo o esquecimento de repassar a informação da planilha para o computador.

Atribuição de responsáveis por cada etapa dos procedimentos

Além de centralizar as informações necessárias para otimizar as inspeções, os checklists digitais geram planos de ação automáticos e fazem a atribuição das tarefas para os responsáveis. Como sabemos, delegar corretamente as funções é imprescindível para a fluidez na rotina corporativa, evitando sobrecarga de atividades ou mesmo retrabalho.

Sem falar que a facilidade de ter tudo isso na palma da mão agiliza as inspeções e aprimora a eficiência operacional, tornando o controle de qualidade mais preciso.

Como as indústrias de alimentos estão utilizando a tecnologia 

Uma indústria como a de alimentos precisa de critérios rigorosos para assegurar a saúde dos colaboradores e dos consumidores. Os recursos tecnológicos colaboram para que tudo seja seguido à risca. 

Podemos afirmar que a tecnologia aumenta a performance das equipes técnicas. No caso do checklist digital, por exemplo, a automação reduz consideravelmente os riscos operacionais e ocasionais relacionados às falhas de preenchimento em folha de verificação de qualidade.

E mais: o monitoramento dos dados se torna mais fácil, já que tudo fica organizado e armazenado em um sistema. Ou seja, você já tem tudo preparado para auditoria! Muito diferente das pranchetas e vários papéis acumulados em métodos tradicionais de verificação, não é mesmo?

Esse tipo de mudança inova as práticas, melhora o controle da operação em tempo real e aumenta a eficácia das atividades. Sem contar com a possibilidade de anexar fotos, programar alertas, inserir documentos, ativar geolocalização e enviar relatórios automáticos.

Na hora da inspeção de recebimento, tenha à disposição recursos como leitura de código e alertas de produtos vencidos. É possível, ainda, adicionar comentários nas fotos e adquirir a opção de rastreabilidade dos produtos facilitada por QR Code.

Por que o checklist online contribui para o controle de qualidade 

A digitalização dos processos de controle de qualidade torna as atividades do setor minuciosas e favorece a melhoria contínua. Vale citarmos não só ações corretivas, como também preventivas com a detecção de sinais de inconformidade e constantes revisões.

Alguns números mostram a importância disso: a Organização Mundial da Saúde (OMS) estima que 77 milhões de pessoas nas Américas sofrem a cada ano com alguma doença transmitida pelos alimentos. 

Outro ponto a se destacar é o ganho em produtividade. Tecnologias digitais da indústria 4.0 proporcionaram aumento médio de 22% na capacidade produtiva de micro, pequenas e médias empresas de vários segmentos, incluindo alimentos e bebidas. 

O resultado – divulgado pelo Portal da Indústria – é de um programa-piloto  do SENAI, que testou o impacto de ferramentas acessíveis em alguns empreendimentos. O reflexo na produtividade é uma das vantagens do checklist digital.

Vantagens do checklist digital

Você sabia que o checklist online reduz o tempo da inspeção de alimentos em até 70%? Há, ainda, diversos pontos positivos proporcionados à operação, como: 

• customização  do checklist de acordo com as necessidades operacionais e exigências sanitárias;
• redução na ocorrência de falhas nos registros;
• dados qualificados e protegidos de perda;
• eficiência nos processos;
• rapidez no preenchimento dos coletas;
• relatórios instantâneos;
• leitura facilitada dos indicadores em gráficos e dashboards;
• controle de todas as atividades da cadeia;
• acessibilidade das informações;
• agilidade para correção de problemas com alertas automatizados de não conformidades e reincidências;
• controle das tarefas em tempo real.

O principal avanço, além de todos os itens acima, é a visão estratégica dos procedimentos (individuais e em conjunto). Afinal, há uma diferença expressiva de acesso à informação quando comparamos um mecanismo manual a um sistema.

Tudo isso resulta em maior confiabilidade e segurança, menos perdas de produtos, economia de tempo e dinheiro. Por fim, estamos falando de maior lucro para o seu negócio!

E, é claro: a interface de um checklist digital bem estruturado e personalizado será muito mais prático para a equipe. A probabilidade de todos os integrantes aderirem é maior do que em métodos tradicionais, com folhas em pranchetas ou planilhas confusas. 

Conheça outros benefícios das checklists digitais e veja 12 vantagens de contar com esse recurso para prevenir perdas na indústria de alimentos!