Auditoria de fornecedores: saiba como fazer com mais eficiência
A sua indústria de alimentos acompanha regularmente a rede de fornecimento? Mensurar estatísticas e realizar auditoria de fornecedores com frequência são práticas fundamentais para a qualidade do seu produto e é sobre isso que falaremos neste artigo.
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Depois da etapa de qualificação, é preciso manter o controle sobre a padronização e os requisitos acordados. São procedimentos que têm início no produtor e só terminam quando o alimento chega ao consumidor final.
Continue a leitura, confira o que é preciso fazer e como você pode garantir uma auditoria bem feita.
O que é auditoria de fornecedores
Também conhecida como auditoria de segunda parte, a auditoria de fornecedores consiste em verificações realizadas in loco por envio de um auditor no espaço de um fornecedor. Diferente de inspeções, que visam ser preventivas, esse é um procedimento de conferência.
Exigida por algumas certificações — como é o caso do certificado internacional Global Food Safety Initiative (GFSI) —, as auditorias externas são uma forma independente de a indústria reduzir riscos e de melhorar continuamente a cadeia de suprimentos.
Para alcançar esse objetivo, existem empresas que oferecem o serviço de auditoria. Porém, com organização e ferramentas certas para viabilizar essa avaliação junto aos provedores externos, uma indústria alimentícia pode elaborar o próprio programa de auditoria.
Por que é importante auditar fornecedores
Como em qualquer outro setor, na indústria de alimentos não é diferente. A auditoria é um protocolo para assegurar que o fornecedor está adequado às regras que deve seguir. Quanto maior for esse alinhamento entre todas as partes, melhor será a eficácia em uma operação.
Uma indústria que produz geléia de morangos, por exemplo, precisa acompanhar de perto as etapas de produção da fruta antes de transformá-la em produto. As atividades não param e as entregas são realizadas constantemente.
A auditoria não deve ser vista como um momento para apontar não conformidades. Ela deve ser encarada como um processo para viabilizar melhorias e o desenvolvimento de todos os elos co-responsáveis da cadeia agroalimentar.
Logo, de tempos em tempos, além do checklist das inspeções das entregas, a visita ao fornecedor é necessária. Só assim será possível manter o padrão de qualidade e obter benefícios como os que descreveremos a seguir.
Proximidade com o fornecedor
As auditorias são revisões de acordos. Quem fornece a matéria-prima tem a oportunidade de rever suas práticas e de se alinhar a níveis elevados de qualidade. Por isso, é importante que a indústria contratante colabore nessa troca.
Como citamos acima, seja com a indicação de ferramentas ou com instruções, garantir o cumprimento de requisitos por parte dos fornecedores é um fator que fomenta o aprimoramento de toda a cadeia.
Fortalecer essa parceria certamente ajudará em negociações futuras e contribuirá para a confiabilidade da relação entre ambos.
Se todos alcançarem níveis mais altos de gestão da qualidade dos alimentos, haverá grandes chances de aumentarem as vendas e de obterem um crescimento em conjunto dos negócios.
Prevenção de riscos
Diagnósticos precisos podem identificar ameaças à segurança e à qualidade do alimento utilizado. Programas de auditoria de fornecedores precisam ser minuciosos para averiguar qualquer não conformidade e reverter esse quadro.
Apenas auditorias externas podem conferir todos os requisitos constatando a rotina de produção periodicamente (semanal, quinzenal, mensal ou anualmente).
Detalhes como pontos de instalação, distribuição do espaço, logística interna, uso de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) por parte das equipes e cuidados com armazenamento são alguns dos exemplos do que deve ser observado.
Leias mais: Como evitar riscos operacionais em indústria de alimentos
Como tornar as auditorias mais eficientes
Existem diversas normas de sistemas de gestão da qualidade e as auditorias devem sempre relacionar requisitos e evidências.
Sugerimos três passos para a construção de um programa de auditoria de fornecedores com eficiência:
1 - Planejamento
É essencial planejar cada ponto da auditoria de segunda parte. Deixe bem claro, em cinco passos:
- Objetivos: o que deverá ser auditado;
- Escopo: qual será a periodicidade e o processo a ser seguido;
- Recursos: quais serão as ferramentas utilizadas;
- Equipe: quem serão os profissionais responsáveis pelas auditorias;
- Protocolo e checklist: perguntas e pontos a serem verificados.
Antes de realizar a visita, é importante solicitar documentos atualizados do fornecedor ou analisar novamente a documentação entregue durante a negociação. Isso ajuda na preparação dos questionários e formulários para a auditoria.
A equipe de auditores deve conhecer a fundo, principalmente, o Manual de Boas Práticas de Fabricação do fornecedor.
Uma vez estabelecido o programa, faça um agendamento em comum acordo com o auditado, já definindo a frequência das realizações.
2 - Execução
A auditoria pode durar mais de um dia, dependendo do tipo de processo a ser cumprido, do porte da empresa e do tamanho da equipe responsável por ela. Deve incluir visita às instalações, como área de produção, laboratório e outras áreas de apoio.
É imprescindível, também, realizar entrevistas com os profissionais atuantes na produção. Um auditor deve verificar todas as evidências possíveis, com o objetivo de alinhar documentação e prática.
3 - Encerramento
Para concluir uma auditoria, deve-se compilar com cautela todas as informações. Nesta fase, são contempladas as ações de:
- Análise de resultados (score da auditoria);
- Elaboração e emissão do relatório;
- Articulação do plano de ação.
Podemos ter uma ideia do quanto os registros das visitas são importantes, não é mesmo? Agora, pense na diferença entre um processo de auditoria manual e um processo com a disponibilidade de uma tecnologia especializada.
Um sistema para automatizar os checklists e para armazenar as informações da auditoria não só melhora o controle das informações como também pode economizar um tempo considerável para cumprir as etapas de relatórios.
Por isso, falaremos no tópico a seguir sobre a importância de contar com ferramentas para legitimar esses procedimentos.
Ferramentas para fazer auditoria dos fornecedores
Já se foi o tempo em que era necessário preencher formulários e mais formulários e, depois, repassar uma quantidade enorme de informações para planilhas.
Existem sistemas que fazem tudo isso de forma personalizada e automatizada.
Assim, a execução de auditorias de qualquer nível se torna muito mais simples. Os auditores ganham tempo para cadastrar mais informações com praticidade, e os relatórios são gerados rapidamente.
Logo, os planos de ação são criados com agilidade e mais precisão. Entenda como isso pode funcionar com um exemplo de automatização de verificação, com o checklist digital.
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