Como fazer um plano de ação de prevenção de perdas

Leia mais: Como prevenir quebras e rupturas em estoques de supermercados?   

As perdas no varejo são responsáveis por muitos prejuízos. E você já sabe: perder mercadorias significa deixar de vender e aceitar que parte do seu lucro foi desperdiçada. Por isso, um plano de ação de prevenção de perdas pode mudar a realidade do seu negócio!

Vamos falar mais sobre o assunto? 

Com a leitura deste artigo, você ficará por dentro de como prevenir perdas na prática para otimizar sua operação e aumentar sua margem de lucro!


Prevenção de perdas nos supermercados: quanto você está deixando de lucrar?

Sabemos o quanto a lucratividade no ramo varejista passa por desafios concorrenciais e operacionais. Qualquer ponto percentual nos resultados representa uma diferença expressiva, e prevenir perdas pode influenciar nisso. 

Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe) junto à KPMG, o volume de perdas no comércio em 2021 somou R$ 24,08 bilhões. 

Entre os 12 setores avaliados (como moda, eletromóveis, perfumarias, construção, drogarias, calçados, entre outros), o maior índice é do varejo alimentar, que corresponde a 3,04% desse total:

 

O mais importante dessa apuração é observar que  as quebras operacionais são o principal tipo de perdas, o que indica a oportunidade de reversão para as empresas. 

Outro levantamento, divulgado pelo Fórum de Eficiência Operacional da Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), mostra que os varejistas estão prestando mais atenção a esse detalhe. 

Confira os dados abaixo:

  • O número de estabelecimentos com área de governança de eficiência operacional aumentou de 60% para 73% entre 2016 e 2021.
  • Entre lojas de conveniência, lojas de vizinhança, supermercados, hipermercados e atacarejos, os índices de eficiência operacional estão acima de 97,5%.
  • A análise apontou que a grande chance de aumentar ainda mais esses percentuais está no combate às quebras operacionais (57%) e, dentro disso, no controle mais rigoroso do prazo de validade dos produtos (44%). 

E você, já se perguntou o quanto pode melhorar o seu faturamento com a implantação de iniciativas para prevenir perdas e aumentar a eficiência das operações? 

>> Conheça os principais indicadores de prevenção de perdas e saiba como fazer medições precisas no seu varejo!


As vantagens da prevenção de perdas vão além dos lucros

Os benefícios de práticas de prevenção de perdas são muitos. Além de elevar o faturamento, podemos citar:

Prepare-se, então, para descobrir como conquistar tudo isso na sequência!


Como elaborar um plano de ação mais eficiente?

As perdas são ocasionadas por imprevistos, e é muito difícil eliminá-las por completo. Porém, em vez de agir de maneira corretiva, trabalhar em um planejamento para preveni-las aumenta o controle sobre as operações e reduz desperdícios

Para isso, é preciso estabelecer diretrizes eficazes para que a prevenção de perdas seja parte da cultura da organização. Podemos citar alguns tópicos que colaboram para um bom plano de ação nesse sentido, como:

  • aproximar a direção das operações de chão de loja;
  • automatizar processos;
  • assegurar visibilidade e qualidade sobre dados operacionais;
  • agir de forma integrada entre departamentos e diferentes unidades da rede;
  • apostar em capacitação constante.

Na sequência, vamos detalhar tudo isso em um passo a passo para montar um bom planejamento para o seu varejo. E, se criar uma área de prevenção é o seu objetivo, assista ao vídeo abaixo para saber como fazer isso em quatro passos: 


13 passos para montar um plano de ação de prevenção de perdas

A fim de apoiar o desenvolvimento de gestores e equipes varejistas, detalhamos abaixo o que você precisa fazer para construir — e executar — um bom plano de ação de prevenção de perdas. 

Saiba agora como fazer isso em 13 passos!


 1. Compreenda o nível de maturidade em prevenção do seu varejo

Faça um diagnóstico sobre o quanto o tema está presente no seu estabelecimento. Garanta que os colaboradores saibam a importância da prevenção de perdas para a empresa. 

É preciso lembrar que isso envolve não só a obtenção de maior lucro como também a preocupação social e ambiental. Compartilhe informações e conhecimento sobre os pilares ESG, como já falamos anteriormente alguns parágrafos acima. 

Verifique ainda se todas as áreas da loja estão alinhadas aos pré-requisitos e regulamentações de entidades reguladoras, como a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e o Inmetro. 

Fica aqui um lembrete especial para as boas práticas de manipulação, que evitam contaminações e outros problemas que aumentam o descarte de alimentos.  

É importante que o básico seja feito para que se tenha um ambiente organizado e limpo. Não espere conseguir bons resultados de um programa de prevenção de perdas sem antes se certificar sobre o cumprimento das responsabilidades e deveres do seu varejo.     


2. Mapeie, estude e revise os processos

A imersão nas rotinas da loja é indispensável para um bom entendimento sobre o que deverá ser feito. 

O mapeamento dos processos e conhecimento aprofundado sobre toda a operação é o que vai permitir a constatação precisa de falhas ou possibilidades de aprimoramento no dia a dia. 

Agora, se a sua gestão já tem isso em mãos, inclusive com Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) estabelecidos, faça uma revisão criteriosa para buscar a causa raiz dos problemas que ocasionam perdas.

 

3. Identifique e mensure os produtos perdidos

Um bom plano de ação depende de informações. Você precisa saber:

  • o que perde;
  • o quanto perde;
  • por que perde. 

As respostas de cada um desses itens irá direcionar um planejamento com base em evidências e objetivos, deixando de lado achismos e suposições. 


4. Cuide do quadrante das mercadorias

Cada etapa percorrida por um produto em loja integra o quadrante de um varejo, ou seja: 

  1. Recebimento;
  2. Armazenamento;
  3. Exposição;
  4. Checkout.

Pense nesse caminho e, ao rever os processos, assegure-se de implantar ações ao longo de toda trajetória no ponto de venda. É preciso ter uma visão macro das operações para isso. 

Por exemplo: contar com uma boa base de fornecedores para o seu supermercado será um critério em vão caso não haja métodos rigorosos de armazenamento e modelos de exposição. 

5. Dedique atenção especial a prazos de validade

A apuração da Abrappe que citamos no início deste artigo revelou que os itens vencidos aparecem no topo da relação de causas de quebras operacionais em supermercados, atacados e atacarejos. Mais da metade das perdas são geradas por falta de controle de validade

Vale destacar esse fator e verificar se as políticas da sua loja estão sendo suficientes para evitar esse tipo de problema. 


6. Formalize as políticas de prevenção

Com base em tudo o que foi dito até aqui, estruturar um plano de ação de prevenção de perdas deve passar pelo estágio de documentação, reunindo os seguintes tópicos em um material:

  • Objetivo das ações;
  • Definição de indicadores de prevenção de perdas e metas a serem alcançadas;
  • Listagem de tudo o que deve ser feito;
  • Cronograma com início e fim das atividades propostas;
  • Recursos necessários;
  • Responsáveis pelas ações;
  • Descrição do que é esperado para cada atividade;
  • Previsão de riscos;
  • Planos de contingência. 

Esse será o ponto de partida para repassar todas as necessidades aos colaboradores.


 7. Capacite a equipe

Tudo fica mais fácil quando o esforço é coletivo. Por essa razão, se o varejo tiver como parte da cultura organizacional a finalidade de evitar perdas, o resultado do seu plano de ação chegará muito mais rápido. 

E só há uma forma de difundir esse tipo de postura entre as equipes: treinamento e capacitação. Faça com que os funcionários entendam que todos sairão ganhando com iniciativas desse tipo, e comprove o reflexo positivo disso na prática! 

Você pode recorrer a materiais de apoio para te ajudar nessa missão, como o minicurso da PariPassu para prevenção de perdas de frutas, legumes e verduras para supermercados.


8. Nomeie um responsável pela supervisão

Depois de planejar e documentar, será o momento de efetivar as ações. Prevenir perdas abrange um leque amplo de iniciativas, e contar com um profissional dedicado a supervisionar a execução do plano pode ajudar muito a concretizar o que foi idealizado. 

O fiscal de prevenção de perdas é quem assume esse papel. Da abertura até o fechamento da loja, sua função é manter o foco em cada detalhe capaz de ocasionar uma perda. 


9. Informe os clientes

Levar informação a todas as pessoas que circulam pelas lojas é outro ponto crucial para o êxito das suas ações. Os clientes devem ser comunicados sobre as políticas de controles internos e as regras do estabelecimento.

Um caso comum que podemos citar é o consumo de produtos nos corredores de um varejo, que pode ser contido por simples anúncios no ambiente da loja. Lembre-se disso: a inibição é a melhor maneira de prevenir!


10. Invista em segurança

O posicionamento de câmeras em locais estratégicos e o uso de dispositivos de segurança para mercadorias de alto valor agregado e alto risco também devem ser considerados no seu plano. 

Aliás, no caso de produtos mais caros, o quadrante das mercadorias precisa receber um cuidado redobrado, com controle minucioso. Para isso:

  • determine responsáveis por recebê-los;
  • reforce as exigências para a exposição correta;
  • defina procedimentos para saber como, quando e por qual caixa os produtos passaram. 


11. Utilize ferramentas de apoio

Existem algumas metodologias que podem agregar ritmo e favorecer a cadência do seu plano de ação de prevenção de perdas. Escolhemos duas delas para que você conheça melhor!

  • Ciclo PDCA

A sigla PDCA é a abreviação das palavras em inglês:

  • Plan (planejar);
  • Do (fazer);
  • Check (checar);
  • Act (agir).

Basicamente, essa é uma ferramenta que vai dividir o seu plano em fases, situando todos os colaboradores e difundindo a mentalidade de melhoria contínua. 

Isso quer dizer que, mesmo depois de anunciar qual será o plano de ação, todas as atividades serão novamente avaliadas a fim de descobrir se o impacto delas foi condizente ao que era esperado. 

  • 5W2H

O nome 5W2H resume sete perguntas que orientam o desenvolvimento das tarefas dentro do seu varejo: 

 

5W

2H

  1. What? (O quê?)
  2. Why? (Por quê?)
  3. Where? (Onde?)
  4. Who? (Quem?)
  5. When? (Quando?)
  1. How? (Como?)
  2. How much? (Quanto?)

 

Aplicar um método como esse incentiva o cumprimento das atividades e ajuda a eliminar dúvidas sobre os processos adotados internamente. Você pode, inclusive, criar um checklist com cada uma dessas questões para acompanhar o andamento das demandas. 


12. Monitore dados continuamente

Tão essencial quanto planejar medidas para reduzir as perdas no varejo é ter domínio sobre seus efeitos. Ou seja, depois de implementar técnicas e ações de prevenção, faça medições a partir de controles internos para saber se o plano está funcionando. 

Porém, é preciso ter consciência de que resultados de prevenção de perdas podem não ser imediatos. Pelo contrário! Geralmente, aparecem a médio e longo prazos. 


13. Aposte na tecnologia como aliada

Você pode até acompanhar indicadores com planilhas e cadastros manuais, mas saiba que isso pode não retratar fielmente a realidade da sua loja. Afinal, o tempo é um fator determinante para combater perdas!

Por isso, a automação dos processos de controle de qualidade no varejo é um excelente meio de executar tudo com mais agilidade e legitimidade. 

Uma tecnologia especializada como o CLICQ aprimora a acuracidade das coletas de dados com checklists digitais, permite o gerenciamento dos processos em tempo real e colabora com a padronização das operações varejistas. 


Outras vantagens da tecnologia para a gestão no varejo

O CLICQ pode trazer, ainda, outras contribuições para um plano de redução de perdas em supermercados, atacados e atacarejos. 

Além de simplificar a compilação dos dados e de dispensar inúmeros papéis com os registros das rotinas, departamentos e diferentes unidades de uma rede podem ser geridas de forma integrada. 

Para saber mais sobre como isso é feito na prática, confira outros conteúdos da PariPassu e não perca tempo para impulsionar os ganhos da sua operação:

>> Ebook com um guia completo de prevenção de perdas.