Padronização de processos: como fazer no setor de alimentos

A padronização de processos, como o nome já diz, consiste em organizar os processos, rotinas e tarefas de uma empresa para que sejam uniformes, consistentes e se tornem um padrão na operação. Se você está se perguntando como padronizar os processos no setor de alimentação, este conteúdo é para você!

Como sabemos, a padronização de processos reflete na empresa como um todo, pois permite que as tarefas sejam realizadas com redução de falhas e custos, maior produtividade, precisão e qualidade. Ou seja: permite que os processos dentro da organização sejam sempre executados da melhor maneira possível.

Nas empresas do setor de alimentos, a importância da padronização não é diferente. Na verdade, por se tratar de alimentos, é ainda mais importante que existam processos e padrões muito bem definidos a serem seguidos para garantir que o alimento produzido e processado seja entregue no melhor padrão de qualidade possível.

Quer saber como fazer isso na prática? Continue a leitura, conheça as vantagens de padronizar os processos no setor de alimentação e veja o passo a passo para implementar uma operação de sucesso.

Como funciona a padronização de processos?

Como já mencionamos no início do texto, quando falamos em padronização de processos, falamos em uniformizar os procedimentos internos de uma empresa. Mas porque é preciso padronizar? Cada um sabe o que precisa fazer, então não precisamos de um padrão, certo?

Errado! Em uma empresa, rotinas são compostas por diversas pessoas. Não padronizar significa que o papel de cada funcionário não está bem definido, assim como a expectativa que se tem de cada colaborador em cada função.

Isso abre margem para interpretações equivocadas, erros, atrasos e até desentendimentos entre as equipes, caso o processo não traga os resultados esperados.

Inclusive, a padronização também estabelece quais resultados devem ser alcançados em cada tarefa e rotina. Se o resultado não for satisfatório, atenção: é um indicativo de que algo no processo pode precisar de melhorias.

>> Saiba mais sobre gestão de qualidade na prática e veja alguns exemplos para promover melhorias contínuas no setor de alimentos.

6 benefícios que a padronização de processos pode trazer

Recapitulando, a padronização permite que os processos sejam realizados de forma fluida, desviando de erros e inconsistências. E quando se trata do setor de alimentos, isso se torna ainda mais indispensável.

Mas, antes de falarmos sobre como padronizar os processos no setor de alimentação, precisamos elencar os benefícios dessa prática para você compreender a importância do processo.

Lidar com alimentos é lidar diretamente com a saúde dos consumidores, e, também, com a reputação da empresa. É preciso assegurar que o alimento que você vai processar, vender ou servir passou por todas as etapas necessárias para garantir sua segurança e qualidade. E esse controle de qualidade é atingido através da padronização de processos.

Se você comprar um produto alimentício no supermercado, gostar muito, e decidir comprar novamente, vai querer que o produto tenha a mesma qualidade da primeira vez, não é mesmo? Sua expectativa é manter a experiência satisfatória.

Esse é um ponto de vista do lado do cliente. Mas, do ponto de vista da gestão, também há benefícios na padronização de processos. Ao contratar colaboradores novos, por exemplo, será muito mais fácil treiná-los e ensinar os processos da empresa, bem como deixar claro as tarefas que cada funcionário deve realizar.

A tendência é que o colaborador apresente os resultados esperados em menos tempo quando tem domínio de suas tarefas. Isso é positivo tanto para a empresa quanto para ele próprio, que se sentirá mais motivado.

Pensando nisso, pontuamos os benefícios imediatos que a padronização de processos traz para o seu negócio:

1. Aprimora o controle de qualidade dos alimentos

Operações estruturadas e bem organizadas ajudam a manter a fluidez no dia a dia de trabalho. Isso favorece a gestão de qualidade e a segurança dos alimentos, pois cada funcionário saberá exatamente onde atuar e quais procedimentos seguir nas inspeções e em outras atividades correlatas.

2. Melhora a experiência dos clientes em todas as filiais

A padronização de processos permite que todas as filiais de uma rede varejista sigam alinhadas. É isso que possibilita ao cliente ter a mesma experiência em todas as lojas de uma rede, inclusive quando está em outra cidade. E isso, como dissemos anteriormente, é um indicativo claro da credibilidade de um negócio.

3. Previne perdas e outros prejuízos financeiros

Sem processos padronizados, não há organização nas tarefas. Isso pode culminar em prejuízos que vão desde o retrabalho até as perdas por desperdício. O faturamento fica ameaçado, os colaboradores sobrecarregados e os clientes insatisfeitos, já que a desorganização interna se reflete na qualidade do serviço prestado.

4. Aumenta a produtividade dos colaboradores

Por outro lado, quando há padrões bem definidos, a rotina corporativa não apenas ganha fluidez, como as equipes ficam mais produtivas. As rotinas de inspeção, por exemplo, ganham agilidade e os colaboradores passam a aproveitar melhor o tempo operacional, podendo redefinir prioridades sempre que necessário.

5. Facilita o treinamento das equipes

Feedbacks bem fundamentados, análise confiável dos indicadores e transparência nos processos também são resultados imediatos da padronização das atividades em uma empresa. Isso facilita o treinamento das equipes e ajuda a manter o grupo sempre alinhado, motivado e engajado. 

Caso algo saia dos conformes, basta conferir o que foi definido na padronização e, a partir daí, fazer os ajustes necessários.

6. Ajuda a cumprir as legislações sanitárias

É impossível falar em gestão de qualidade no varejo sem falar nas legislações sanitárias. O cumprimento das normativas é essencial para a segurança dos alimentos e, consequentemente, para preservar a saúde e a integridade física do consumidor. 

Quando os processos estão devidamente padronizados, as equipes da Qualidade e Segurança sabem exatamente o que fazer para cumprir as normativas e manter em dia as atividades de cada departamento.

Como padronizar os processos no setor de alimentação

Agora que já compreendemos a importância da padronização de processos no setor de alimentos e qual a importância dessa prática em termos de gestão das equipes e satisfação do consumidor, vamos ao passo a passo básico de como padronizar os processos no setor de alimentação.

1. Identifique os processos existentes

Padronizar processos envolve manter-se atualizado quanto às novidades do mercado e aos processos internos já existentes. O primeiro passo é identificar exatamente quais processos estão ativos na empresa no momento. Liste essas rotinas e tarefas, e faça as atualizações necessárias dos dados e indicadores para poder ter uma visão clara da situação da empresa.

2. Defina objetivos claros

Antes de listar os novos processos, é essencial ter clareza de quais objetivos você quer atingir. Vai envolver todos os setores da empresa ou somente alguns? Esse processo realmente precisa de alterações?

Se você não souber exatamente porque serão feitas as mudanças, é melhor dar um passo pra trás antes de continuar, ou você pode correr o risco de criar processos que não vão resolver os problemas existentes e possivelmente criar novos.

3. Envolva seus colaboradores

Entenda os diferentes pontos de vista conversando com os colaboradores que exercem as funções de controle de qualidade e segurança. Além de aumentar o engajamento do grupo, isso vai trazer clareza de como os processos realmente estão acontecendo fora do papel.

4. Simplifique as operações

Ao criar os informativos de cada operação, utilize uma linguagem simples, que seja facilmente entendível por todas as pessoas da empresa. Palavras rebuscadas só vão dificultar a compreensão dos processos, não queremos que isso aconteça. Padronize a formatação dos textos e documentos para facilitar a identificação das tarefas e os responsáveis.

5. Crie a documentação dos processos

Chegou a hora de documentar a padronização de processos. Crie documentos claros sobre cada operação, contendo principalmente:

• descrição em detalhes e objetivo do processo;
• início e fim do processo;
• quem é responsável por cada tarefa;
• etapas a serem seguidas, em detalhes;
• resultado que deve ser atingido.

O POP (Procedimento Operacional Padrão) é um documento que descreve todas essas informações que são necessárias para a execução de uma operação. É ele que você vai utilizar para padronizar seus processos internos.

>> Para facilitar a tarefa, clique aqui para baixar alguns modelos de POP. Lembre-se de adaptá-los ao contexto da sua empresa.

A documentação deve conter tudo que for necessário para que cada membro da equipe compreenda sua função no processo, quais são as etapas a serem cumpridas, quais as expectativas envolvidas e qual objetivo é esperado ao final dos procedimentos.

Lembre-se: foque na linguagem simples, e certifique-se de que todos entendam o que foi descrito.

Dica de ouro: invista em tecnologia e automação na sua empresa de alimentos. Com o auxílio de softwares especializados, você facilita a padronização de processos e potencializa sua Gestão de Qualidade de ponta a ponta.

Entre os recursos desse tipo de ferramenta, destacamos os checklists digitais, os planos de ação bem direcionados, a confiabilidade na análise dos indicadores e mais uma série de vantagens que vão aprimorar sua gestão e permitir um controle de qualidade efetivo.

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