Padronização de processos: como fazer no setor de alimentos

Padronização de processos, como o nome já diz, consiste em organizar os processos, rotinas e tarefas de uma empresa para que sejam uniformes, consistentes e se tornem um padrão na operação.

A importância da padronização reflete na empresa como um todo, pois permite que as tarefas sejam realizadas com redução de falhas e custos, maior produtividade, precisão e qualidade. Ou seja: permite que os processos dentro da organização sejam sempre executados da melhor maneira possível.

Nas empresas do setor de alimentos, a importância da padronização não é diferente. Na verdade, por se tratar de alimentos, é ainda mais importante que existam processos e padrões muito bem definidos a serem seguidos para garantir que o alimento produzido e processado seja entregue no melhor padrão de qualidade possível.

Continue lendo para saber mais sobre como implementar a padronização de processos em empresas de alimentos e o real benefício que isso vai proporcionar

Nesse texto, você vai ver:

Como funciona a padronização de processos?

Como já mencionei no início do texto, quando falamos em padronização, falamos em uniformizar os processos de uma empresa. 

Mas porque é preciso padronizar? Cada um sabe o que precisa fazer, então não precisamos de um padrão, certo?

Errado! Em uma empresa, rotinas são compostas por diversas pessoas. Não padronizar significa que o papel de cada funcionário não está bem definido, assim como a expectativa que se tem de cada colaborador em cada função. Isso abre margem para interpretações equivocadas, erros, atrasos e até desentendimentos entre os mesmos, caso o processo não traga os resultados esperados.

Inclusive, a padronização também estabelece quais resultados devem ser alcançados em cada tarefa e rotina. Se o resultado não for satisfatório, atenção: é um indicativo de que algo no processo pode precisar de melhorias.

Quais benefícios a padronização de processos pode trazer para as empresas de alimentos?

Recapitulando, a padronização permite que os processos sejam realizados de forma fluida, desviando de erros e inconsistências. E quando falamos de alimentos, isso se torna ainda mais indispensável.

Lidar com alimentos é lidar diretamente com a saúde dos consumidores, e, também, com a reputação da empresa. É preciso garantir que o alimento que você vai processar, vender ou servir passou por todas as etapas necessárias para garantir sua segurança e qualidade.

E essa qualidade é atingida através da padronização de processos.

Se você comprar um produto alimentício no supermercado, gostar muito, e decidir comprar novamente, vai querer que o produto tenha a mesma qualidade da primeira vez. Sua expectativa é ter a mesma boa experiência.

Um outro exemplo é em uma franquia de food service (restaurantes, lanchonetes, dentre outros). Imagine que você vai em uma lanchonete e pede um lanche. Você fica muito satisfeito, e decide voltar, porém vai na mesma franquia em outra cidade. Chegando lá, tudo é diferente de forma negativa, desde o atendimento, o ambiente, a limpeza, até a comida.

Com certeza não é a experiência que você estava esperando.

Esses são dois pontos de vista do lado do cliente. Mas, do ponto de vista da gestão, também há benefícios. Ao contratar colaboradores novos, por exemplo, será muito mais fácil treiná-los e ensinar os processos da empresa, bem como deixar claro as tarefas que ele deve realizar.

A tendência é que o colaborador apresente os resultados esperados em menos tempo quando tem domínio de suas tarefas, sua participação em processos e do que é esperado dele.

A padronização de processos traz benefícios desde processos que envolvem a manipulação dos alimentos, até para a gestão da empresa em si. Alguns outros exemplos são:

  • Garantir a qualidade do alimento;
  • Proporcionar a mesma experiência para o cliente;
  • Reduzir custos ao evitar erros e desperdícios nos processos;
  • Aumentar a produtividade dos colaboradores;
  • Facilitar o treinamento de colaboradores;
  • Transparência nos processos;
  • Atender legislações.

Agora que você entendeu os benefícios da padronização, veja um passo a passo de como implementar na sua empresa de alimentos.

Pessoas como você também acessaram: Guia Gestão de Qualidade na Prática.

 

Passo a passo para implementar a padronização de processos na sua empresa de alimentos

1. Identifique os processos existentes

Padronizar processos envolve manter-se atualizado quanto às novidades do mercado e aos processos internos já existentes. O primeiro passo é identificar exatamente quais processos estão ativos na empresa no momento. Liste essas rotinas e tarefas, e faça as atualizações necessárias dos dados e indicadores para poder ter uma visão clara da situação da empresa.

2. Defina objetivos claros

Antes de listar os novos processos, é essencial ter clareza de quais objetivos você quer atingir. Vai envolver todos os setores da empresa ou somente alguns? Esse processo realmente precisa de alterações? Se você não souber exatamente porque serão feitas as mudanças, é melhor dar um passo pra trás antes de continuar, ou você pode correr o risco de criar processos que não vão resolver os problemas existentes e possivelmente criar novos.

3. Envolva colaboradores

Entenda os pontos de vista conversando com os colaboradores que exercem essas funções. Além de aumentar o engajamento, vai trazer clareza de como os processos realmente estão acontecendo fora do papel.

4. Simplifique!

Ao criar os textos, utilize uma linguagem simples, facilmente entendível por todas as pessoas da empresa! Palavras rebuscadas só vão dificultar a compreensão dos processos, e isso é o que não queremos que aconteça. Padronize a formatação dos textos e documentos para facilitar a identificação das tarefas e responsáveis.

5. Crie a documentação

Chegou a hora de documentar a padronização! Crie documentos dos processos, contendo principalmente:

  • Descrição em detalhes e objetivo do processo
  • Início e fim do processo
  • Quem é responsável por cada tarefa
  • Etapas a serem seguidas, em detalhes
  • Resultado que deve ser atingido

O POP - Procedimento Operacional Padrão - é um documento que descreve detalhadamente todas as informações necessárias para a execução de uma operação. É ele que você vai utilizar para padronizar seus processos! Para facilitar o processo, clique aqui para baixar alguns modelos de POP. Lembre-se de adaptá-los aos processos da sua empresa!

A documentação deve conter tudo que for necessário para que todos compreendam a parte que devem cumprir, quais são as etapas a serem cumpridas, qual a expectativa de cada um dos colaboradores e qual objetivo é esperado ao final desse processo.

Lembre-se: foque na linguagem simples, e certifique-se de que todos entendam o que foi descrito. 

Dica de ouro: invista em tecnologia e automação de processos. Utilizar um software, que auxilie na padronização e execução, com checklists, relatórios, planos de ação e recursos como fotos e alertas vai trazer organização, confiabilidade, praticidade e garantir a execução correta dos processos.

Aqui está um conteúdo para você entender mais sobre automação de processos: Automação do Controle de Qualidade na Indústria de Alimentos.

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado! Para se aprofundar ainda mais nesse tema, acesse o conteúdo 5 passos para implementar o Controle de Qualidade no setor de alimentos e bebidas.

Até breve!