Uma empresa focada em aumentar seus lucros está em constante busca por eficiência operacional. Quando é possível maximizar a produção, reduzir os riscos de não conformidades e garantir a qualidade gera-se uma grande vantagem competitiva em qualquer mercado.
No entanto, a eficiência operacional não se alcança com um passo a passo simples. É necessário um profundo conhecimento sobre os processos da empresa, suas atividades diárias, rotinas e complexidades.
Mais do que isso, é preciso contar com ferramentas e soluções adequadas. Dessa maneira, quem coordena a gestão de qualidade alimentícia precisa estar atento às tendências e aos números do negócio. Continue a leitura e confira orientações para aumentar a sua eficiência operacional!
Panorama da eficiência operacional nas empresas
Quando falamos sobre agilidade, precisão e segurança no varejo estamos focando em como lidar com as principais causas de ineficiência operacional.
Segundo a pesquisa da Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), cerca de 81% das empresas contam com um setor de eficiência operacional em 2022, um aumento de 8% em comparação com o ano anterior.
Os investimentos na área chegam a marca de R$1,3 bilhões, mostrando como a busca por eficiência operacional tem se tornado mais do que uma opção, e sim uma necessidade vital. Isso porque adotar estratégias e práticas para otimizar a operação contribui para aumentar o lucro, reduzir quebras e desvios sem comprometer os processos.
As principais quebras operacionais, segundo indicadores da pesquisa, envolvem prazo de validade, produtos impróprios para consumo e avariados. Outros fatores geram desvios tais como furtos internos ou externos e problemas com fornecedores.
A pesquisa também mostra que as principais soluções e controles de processo adotados para o ganho de eficiência operacional são:
- Contagem, análise e tratativa dos produtos com estoque negativo;
- Controle detalhado de recebimento;
- Análise e validação das divergências;
- Medição de temperatura;
- Apuração do resultado do inventário imediatamente após contagem.
Além disso, destacamos o uso de checklist de inventário, aplicado por 85,3% das empresas entrevistadas e auditorias de procedimentos operacionais com checklist (81,3%). O uso de checklists, inclusive, aumentou de 45,2% em 2021 para 63,8% em 2022.
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Eficiência operacional no varejo: como medir?
A eficiência operacional pode ser avaliada por meio de indicadores que abrangem diferentes aspectos do varejo. Eles podem mudar para cada modelo de negócio, porém alguns podem ser bastante úteis, como:
- Volume de vendas;
- Margem de lucro;
- Taxa de retrabalho devido a falhas ou erros;
- Percentual de quebras e perdas;
- Giro de estoque;
- Taxas específicas de cada área conforme à produtividade;
- Nível de satisfação dos clientes.
É importante que estes indicadores sejam registrados e monitorados. Com isso, é possível acompanhar a evolução ao longo do tempo e adotar planos de ação que possam garantir resultados melhores.
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Desafios para garantir a eficiência operacional no varejo
Identificar os principais desafios específicos de eficiência operacional é o primeiro passo para o desenvolvimento de planos de ação. Um deles é o desperdício de alimentos, o que torna essencial um setor de prevenção de perdas qualificado, por exemplo. Saiba mais sobre este e os demais desafios a seguir!
Quebra operacional
A quebra operacional, conforme o relatório da ABRAS, é a principal causa de ineficiência operacional. Produtos impróprios para o consumo, danos aos equipamentos, avarias, prazo de validade vencido e degustação de clientes são indicadas como pontos de atenção no setor de perecíveis. Na prática, podem ser vistas como oportunidades de ganho de eficiência operacional.
Desvios operacionais
Furto externo, interno e problemas com os fornecedores são exemplos da segunda maior causa de ineficiência operacional – perdas por desvios operacionais conforme o levantamento.
Combater este gargalo é um enorme desafio, uma vez que envolve o comprometimento de basicamente toda a loja. Isso sem contar com o investimento em sistemas de monitoramento e a manutenção do relacionamento com os fornecedores.
Erros operacionais
Os erros operacionais, sejam eles administrativos ou de inventário, reduzem a eficiência operacional, segundo a mesma pesquisa da ABRAS. Afinal, tais falhas precisam ser identificadas e ajustadas, o que impacta negativamente na produtividade e no financeiro da loja.
Aqui, assim como nos outros desafios, o uso da tecnologia é fundamental para evitar e solucionar em tempo hábil os erros operacionais e prejuízos.
Desperdício de alimentos
Desde a produção até o varejo, uma quantidade substancial de alimentos é perdida ao longo da cadeia de suprimentos. Isso pode ocorrer devido a problemas de armazenamento inadequado, processos de produção ineficientes ou falhas na gestão da demanda.
Além da dificuldade para identificar ospontos que geram mais desperdícios, contabilizar todo o prejuízo não é tão fácil.
Dificuldade para mudanças
Algumas empresas enfrentam resistência à mudanças devido a outros fatores que vão além do operacional, como uma cultura organizacional que não está aberta à inovação.
É preciso conhecer o que há no mercado, as tendências e como a tecnologia pode otimizar os processos no varejo. Isso significa ir além de apenas resolver os problemas diários e buscar soluções novas para antigos desafios.
Falta de tecnologia
Muitas lojas ainda atuam com uso de planilhas no Excel ou checklists em papel para verificação e acompanhamento dos processos. Contudo, quem busca eficiência operacional precisa se atualizar e adotar novas tecnologias.
Investir em soluções como sistemas de automação de processos e análises de dados é extremamente vantajoso. Essas tecnologias facilitam a tomada de decisões baseadas no que realmente acontece na empresa, melhorando a rastreabilidade e a segurança dos alimentos.
8 boas práticas para aumentar a eficiência operacional
A busca pela eficiência operacional acarreta benefícios que vão além da rentabilidade, como satisfação dos clientes e melhor qualidade do produto. A seguir, confira algumas estratégias para adotar:
1. Auditorias de procedimentos operacionais
As auditorias internas são fundamentais para manter o varejo funcionando conforme as legislações, além de evitar perdas e quebras, que podem gerar grandes prejuízos financeiros.
Para realizar este processo de maneira eficaz, a melhor solução é contar com checklists automatizados. Assim, é possível auditar com mais assertividade, rapidez, salvar e analisar os dados para elaboração de planos de ação.
O uso de checklists em inventários, inclusive, foi apontado por 85% dos entrevistados da pesquisa da ABRAS como uma forma de garantir a eficiência operacional.
2. Contagem, análise e tratativa dos produtos com estoque negativo
Os produtos com estoque negativo prejudicam diretamente a análise dos dados de vendas, perdas e quebras. É indispensável identificar e criar planos de ação para esses itens, assegurando que as informações contidas nos sistemas estarão conforme a realidade.
Também é importante pensar em ações para evitar que os itens com estoque negativo voltem a aparecer no estoque.
3. Gestão do recebimento
Controlar o recebimento foi adotado por 94% das empresas respondentes da pesquisa da ABRAS como uma das principais soluções para o ganho de eficiência operacional.
Fazer uma boa gestão desse processo reduz as avarias e evita desvios operacionais. Mais uma vez, o uso de checklists oferece o suporte necessário para um controle mais assertivo.
4. Padronização de processos
Estabelecer procedimentos padronizados para todas as rotinas de trabalho é essencial para a qualidade do produto. Isso inclui desde a seleção de matérias-primas até os processos de fabricação e embalagem.
Seguir padrões rigorosos de higiene e segurança dos alimentos pode reduzir o risco de contaminação e garantir a conformidade com regulamentações. Nesse sentido, pode ser interessante implementar um processo padronizado para conferência e auditorias internas.
O primeiro passo é mapear profundamente todos os processos existentes. Com isso, é possível visualizar os caminhos e ações em toda a cadeia de produção. Em seguida, identifique os pontos fortes e as possíveis fraquezas para determinar correções ou melhorias.
Dessa maneira, a implementação de um sistema de eficiência operacional adequado às necessidades do seu negócio será mais simples. Além disso, o mapeamento facilita o desenho de fluxos de trabalho, especialmente em ferramentas digitais.
5. Monitoramento e análise de dados
Já falamos anteriormente da importância dos indicadores. Analisar os dados de controle da qualidade ajuda a identificar gargalos no processo e desenvolver medidas corretivas para aumentar a eficiência.
Utilizar sistemas de monitoramento que gerem gráficos e relatórios automáticos pode fornecer insights valiosos. Como coordenador, fica mais fácil avaliar o desempenho operacional e identificar áreas de oportunidade para melhorias.
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6. Capacitação dos colaboradores
Investir no treinamento dos funcionários é essencial para garantir que eles estejam atualizados com as melhores práticas e tecnologias. Colaboradores bem treinados são mais produtivos, capazes de identificar e resolver problemas rapidamente.
Também é indicado promover uma cultura focada na melhoria contínua para manter a competitividade no mercado de alimentos. Isso inclui incentivar a geração de ideias, testar novas tecnologias e processos, e estar aberto a aprender com os erros e sucessos do passado.
7. Redução de desperdício
Um estudo realizado pela Mind Miners em parceria com a Nestlé mostrou que apenas 4% das empresas do ramo alimentício nunca descartam alimentos. Mais da metade afirma realizar descartes sempre ou com frequência.
Além de ser uma questão para a eficiência operacional, minimizar o desperdício está associado aos impactos sociais. Isso porque, no Brasil, por exemplo, cerca de 33 milhões de pessoas vivem em condições de fome ou insegurança alimentar.
A redução de desperdício está ligada ao controle de qualidade e segurança dos alimentos. Assim, evitar contaminação, deterioração e danos aos produtos durante o armazenamento, transporte e manuseio ajuda a prolongar sua vida útil e reduzir as perdas.
8. Investimento em software de automação
A automação de processos é uma das maneiras mais eficazes de aumentar a eficiência operacional. Isso pode incluir a automação de controles de qualidade.
Entre os benefícios de apostar em softwares de automação está a eliminação da dependência de processos manuais suscetíveis a erros humanos. O que reduz a ocorrência de falhas de qualidade, retrabalho e perdas, resultando em rotinas mais eficientes e econômicas.
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