Mapeamento de processos em supermercados: por que fazer?

O dia a dia em operações de supermercados e atacados possui vários desafios e a organização é fundamental para garantir o sucesso do negócio. Antes de qualquer coisa, é preciso conhecer a fundo essa dinâmica e realizar o mapeamento de processos.

Neste artigo, entenda os motivos pelos quais o reconhecimento de todas as atividades é tão importante, conheça as vantagens e saiba como mapear os processos em seu varejo. Boa leitura e, quando terminar, compartilhe com a nossa equipe se este artigo foi útil para você!

Por que fazer o mapeamento de processos em supermercados

Mapear todo e qualquer procedimento nas rotinas varejistas permite a compreensão integral das tarefas diárias e do planejamento de um mercado. Essa prática expõe pontos de aprimoramentos com a finalidade de economizar tempo, dinheiro e esforço das equipes. 

É como tirar um raio-x de uma loja e obter a visão de cada atividade necessária para sustentar o funcionamento da empresa, como: 

• controle de estoque;
• controle de prevenção de perdas;
• planejamentos e ações de Marketing e Vendas;
• gestão dos Recursos Humanos;
• relacionamento com o cliente;
• controle financeiro;
• contato e parcerias com fornecedores;
• movimentação das mercadorias em loja.

Dependendo do porte e da configuração, seu estabelecimento pode ter mais procedimentos além dos citados acima. Porém, é muito difícil algum desses tópicos não fazer parte desse contexto.

O mapeamento de processos externaliza esse conhecimento e permite que não somente os gestores como toda a equipe possam ter domínio sobre cada atividade desempenhada no cotidiano. 

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7 vantagens de mapear processos no varejo

São diversos os benefícios para a gestão de supermercados e atacados ao identificar etapas e necessidades do negócio. Vamos conhecer cada um deles a seguir.

1 - Padronização das atividades

O principal aspecto para o qual o mapeamento de processos contribui é a possibilidade de padronizá-los. Estamos falando de padrões de fichas técnicas e de procedimentos operacionais padrões que podem facilitar as auditorias de loja, fiscalizações e atividades no dia a dia.

Qualquer estabelecimento, independente do porte ou do tipo, precisa formalizar rotinas para garantir a qualidade das entregas realizadas diariamente. 

Isso estimula mudanças significativas, como:

• implantação de práticas para prevenção de perdas;
• estrutura básica para aquisição de sistemas de tecnologia;
• melhores condições para verificação do cumprimento das atividades. 

2 - Rotinas mais eficientes

Quando todas as pessoas envolvidas nas operações sabem o que fazer com padrões pré-estabelecidos, tudo flui mais facilmente. 

A parametrização favorece a utilização de recursos em potencial máximo, pois determina e delimita os papéis dentro da empresa. Isso gera economia de tempo e, consequentemente, de custos, e ainda agrega ganhos de produtividade aos trabalhos. 

Esse é o caminho para a eficiência operacional que qualquer supermercadista quer atingir!

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3 - Otimização de treinamentos

Um varejo que faz o mapeamento de processos é capaz de detectar os pontos de evolução da equipe para atingir seus objetivos. 

Assim, a oferta de capacitações adequados à realidade da empresa favorece a aplicação instantânea dos aprendizados. Esse é um direcionamento essencial para que treinamentos e capacitações não aconteçam em vão e contem com maior engajamento dos colaboradores. 

4 - Agilidade

Quando as tarefas são realizadas dentro de rotinas, qualquer não conformidade pode ser notada facilmente. Ou seja: falhas e eventuais problemas podem ser rapidamente revertidos com correções e melhorias contínuas. 

Essa é uma medida fundamental para o êxito de programas de prevenção de perdas, por exemplo, e para resguardar a integridade da loja em fiscalizações de órgãos reguladores como a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).

Com tomadas de decisão precisas e ágeis em meio a processos mais visíveis, é possível reduzir o desperdício de mercadorias e orientar adequadamente os esforços das equipes

5 - Monitoramento de resultados

Medir os números é apenas uma parte do que é preciso para monitorar resultados. Para compreender o desempenho do seu estabelecimento, você deve fazer comparativos entre diferentes períodos e analisar indicadores com frequência.

E, então, deixamos aqui a pergunta para você: é possível fazer isso sem mapear e padronizar processos?

Nossa equipe de especialistas responde, sem sombra de dúvidas, que não. Sem a consistência de uma rotina bem estabelecida, é muito fácil perder o controle e não conseguir apurar o que realmente está sendo alcançado com o trabalho diário. 

Mapear os processos vai revelar os indicadores ideais e permitir acompanhá-los para que você possa chegar a análises coerentes sobre o crescimento da loja.

6 - Modernização da operação

Conhecer detalhadamente as atividades em supermercados e atacados é um pré-requisito para a aquisição de qualquer sistema ou solução de automação. 

E vale lembrar: essa é uma questão crucial para o sucesso. Mesmo porque o mapeamento não deve ser uma ação isolada, empresas que mantêm procedimentos manuais também não conseguem definir padrões e ficam para trás.

Aproveite o momento de apuração e reconhecimento das atividades para pensar em como modernizar os processos do seu varejo.

7 - Expansão para filiais

Uma loja sem padrões de processos já representa um cenário caótico. Imagine, então, toda uma rede sem critérios rigorosos para as atividades e controles do cotidiano. Devemos concordar que o futuro de um negócio nesses moldes não seria promissor, certo?

Mapear os procedimentos para padronizá-los possibilita a construção de um modelo operacional que pode facilmente ser replicado a outras filiais. Escalabilidade é essencial para empresas que visam o crescimento, então mantenha isso no radar.

Como fazer um bom mapeamento de processos?

Mapear os processos é uma atividade essencial para compreender e otimizar as operações de uma organização. Nesse cenário, a tecnologia pode desempenhar um papel importante nesse processo, facilitando a captura, análise e melhoria dos processos.

Confira os principais passos para fazer o mapeamento de processos:

Identificar os processos

O primeiro passo é identificar quais processos serão mapeados. Esses processos podem ser escolhidos com base em sua importância estratégica, sua complexidade ou a necessidade de melhorias.

Ou seja, há algum processo novo que precisa ser informado à equipe? Ou um processo ineficiente que precisa ser melhorado? Caso não tenha nada mapeado, começar por esses processos é uma boa ideia. 

Documentar o fluxo de trabalho

Após selecionar os processos, é necessário documentar o fluxo de trabalho detalhado de cada um deles. Esse fluxo deve incluir todas as etapas, atividades, decisões e interações envolvidas. Para ajudar,  ferramentas como as fichas técnicas podem ser utilizadas para registrar as informações.

Coletar dados relevantes

Para entender completamente um processo, é necessário coletar dados relevantes, como tempos de execução, custos, entradas e saídas, e outras métricas importantes. A tecnologia pode ser usada para automatizar a coleta de dados e gerar indicadores úteis. 

Isso permite uma coleta mais precisa e eficiente de informações sobre o processo.

Analisar e identificar melhorias

Com os fluxos de trabalho documentados e os dados coletados, é possível realizar uma análise detalhada dos processos. A tecnologia pode auxiliar nessa etapa com dados para análise dos processos capazes de identificar gargalos, ineficiências ou redundâncias.

Implementar mudanças e monitorar

Com base na análise realizada, é hora de implementar as melhorias identificadas nos processos. Aqui, a tecnologia pode ser usada para automatizar partes do processo com o uso de checklists digitais, por exemplo. 

Além disso, a tecnologia também pode ajudar a monitorar continuamente os processos, fornecendo métricas em tempo real, alertas e painéis de controle para acompanhar o desempenho e identificar novas oportunidades de melhoria.

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