5w2h: o que é, como funciona e como aplicar na qualidade
O 5w2h é uma metodologia bastante utilizada para definir planejamentos estratégicos nos mais diversos segmentos de mercado. No ramo alimentício, essa metodologia está muito atrelada ao controle de qualidade, auxiliando na prevenção de perdas e estimulando a produtividade das equipes.
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A aplicação da ferramenta 5w2h é simples. O método parte de 7 questões básicas que vão ajudar na elaboração do plano de ações para atingir metas específicas. Com esse recurso, as equipes se mantêm mais alinhadas e conseguem aproveitar melhor o tempo em operação.
Continue a leitura, conheça as vantagens do 5w2h e entenda como funciona!
O que é 5w2h?
O 5w2h é uma metodologia utilizada para definir ações estratégicas, de modo a facilitar processos de gestão e favorecer a produtividade dos colaboradores. A redução de custos operacionais e o alinhamento das equipes também são vantagens do método.
Os planos de ação 5w2h partem de perguntas-chave relacionadas à combinação das letras e números que compõem a metodologia. Essas categorias vêm do inglês e serão explicadas no próximo tópico.
Etapas do 5w2h
As sete perguntas básicas da ferramenta 5w2h derivam do inglês, sendo 5 delas partindo da inicial “w” e 2 partindo da inicial “h”. A saber:
- What: indica o que deve ser feito;
- Why: indica por que a tarefa precisa ser realizada;
- Who: indica quem são os responsáveis por executá-la;
- Where: indica onde a demanda será implementada;
- When: indica o prazo de cumprimento;
- How: indica como a demanda será conduzida;
- How much: indica o orçamento do projeto.
O objetivo do método é que os colaboradores partam dessas perguntas para clarear as ações que vão levar ao resultado esperado. Quanto mais acuradas forem as respostas do 5w2h, maior a chance de se chegar a resultados efetivos rapidamente. Tudo isso, é claro, otimizando recursos para evitar prejuízos e, também, delegando as tarefas para as pessoas certas em cada uma das etapas do projeto.
Por se tratar de uma metodologia minuciosa, porém fácil de aplicar, o 5w2h é amplamente utilizado no setor alimentício para garantir um controle de qualidade rigoroso nos processos.
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Vantagens de aplicar a ferramenta 5w2h na cadeia de alimentos
Vamos agora aos principais benefícios de aplicar os planos de ação 5w2h no setor alimentício.
Foco na qualidade
Como vimos, garantir um controle de qualidade efetivo é um dos principais objetivos no uso do 5w2h. Com a aplicação detalhada do método, é possível reduzir, por exemplo, o desperdício de alimentos ao longo de toda a cadeia de produção e distribuição. A organização dos estoques é outro ponto positivo, tendo em vista que os processos internos estarão mais claros e ágeis para todos os envolvidos.
Redução de erros
O controle de falhas operacionais também fica muito mais rígido com o uso da ferramenta 5w2h. Afinal, quando se tem em mãos um plano de ação bem definido, os colaboradores conseguirão enxergar com clareza os eventuais gargalos do processo antes de se tornarem agravantes.
Assim, se necessário, poderão interromper o andamento de determinada tarefa para corrigir o erro e, só então, dar o devido prosseguimento. Por mais que isso leve certo tempo, o resultado é bastante vantajoso, pois evita que o gestor tenha que arcar com prejuízos maiores mais adiante.
Equipes alinhadas
Quando a metodologia 5w2h é aplicada, o projeto já começa às claras e transparente para todos os membros da equipe.
A definição prévia dos responsáveis para cada demanda, por exemplo, evita que algo importante deixe de ser cumprido ou mesmo que haja retrabalho – como nas situações em que um colaborador refaz algo porque não havia sinalização de que a tarefa foi cumprida por outra pessoa.
O alinhamento das equipes é, portanto, outra vantagem indiscutível do uso da ferramenta 5w2h. Como sabemos, esse benefício resulta em outros ganhos, como a manutenção de um clima corporativo mais leve e agradável, sem sobrecarga de trabalho e sem atraso nas tarefas.
Cumprimento dos prazos
O cumprimento dos prazos é um dos resultados que atestam a efetividade do 5w2h. Sobretudo em projetos longos e criteriosos, é bem complicado cumprir as tarefas dentro do timing proposto sem abrir mão da qualidade. Isso só é possível quando o plano de ações está detalhado, munindo os colaboradores de todas as informações e passos necessários para desempenhar corretamente cada tarefa, com agilidade e eficiência.
Como implementar o 5w2h na qualidade
Agora que você já sabe o que é o 5w2h, quais são as etapas e como aplicar o método, daremos um exemplo prático contendo as perguntas-chave dessa metodologia. Como vimos, são essas perguntas que vão guiar todo o planejamento estratégico para o desempenho adequado das tarefas.
Vale lembrar que a implementação do método demanda recursos específicos, como o apoio de uma planilha padrão ou, preferencialmente, de um software especializado que otimize a definição dos planos de ação 5w2h, dando máxima agilidade às operações.
A seguir, falaremos das perguntas-chave da metodologia, de modo que você possa desenvolver seu projeto de forma minuciosa e plenamente aplicável ao controle de qualidade na cadeia de alimentos. Lembre-se, quanto mais claras forem as respostas, maior será a efetividade dos resultados de cada ação.
What: o que?
A primeira pergunta consiste em saber o que será feito, quais os objetivos do projeto e quais os procedimentos necessários para chegar lá. Muita atenção à definição desse escopo e às metas traçadas, pois elas precisam ser palpáveis. Nesse âmbito, definir metas de curto, médio e/ou longo prazo pode fazer mais sentido dependendo do foco do seu projeto.
No caso do controle de qualidade no setor alimentício, comece definindo o que é necessário avaliar ao longo da cadeia de alimentos para garantir um controle efetivo. É preciso redobrar os cuidados para prevenir perdas, por exemplo? O que pode ser feito para tal? Aprimorar os recursos de refrigeração de FLV? E por aí vai.
Why: por quê?
Nesta etapa, os objetivos traçados inicialmente ficam ainda mais claros. Afinal, quando você se pergunta por que deve conduzir determinada tarefa, se a resposta não evidenciar um ganho significativo, talvez o objetivo em questão não seja tão necessário assim. Portanto, pense nas motivações por trás do seu planejamento estratégico, pois são elas que vão validar o percurso da sua equipe para cumprir as metas.
Where: onde?
Essa pergunta é bastante fácil de responder. Basta definir onde o projeto será realizado. Caso o trabalho envolva muitos departamentos, deixe-os bem especificados, de modo que nenhum membro da equipe perca tempo empreendendo esforços em setores que não fazem parte do escopo contemplado pelo gestor.
When: quando?
Essa pergunta sinaliza os prazos envolvidos no seu cronograma. Tenha muita clareza na definição das prioridades da agenda e procure trabalhar com uma certa previsibilidade, inclusive considerando os imprevistos que possam surgir e demandar a reorganização do seu calendário.
Lembre-se, ainda, que esses prazos devem estar claros para todos os membros da equipe desde o primeiro contato do grupo com o 5w2h.
Who: quem?
A definição dos responsáveis é uma das etapas mais importantes na implementação do 5w2h. Afinal, quando as tarefas estão bem delegadas, a chance de atraso ou retrabalho diminui significativamente.
Procure contar com profissionais nos quais você confia e, se possível, tenha suplentes caso haja necessidade de reorganizar as equipes durante o andamento das atividades, novamente considerando que imprevistos podem ocorrer.
How: como?
Saindo dos “w” e chegando aos “h” da ferramenta 5w2h, vamos para o modo como as tarefas deverão ser executadas. Nessa etapa, é importante contar com a participação majoritária dos membros de cada equipe, pois isso é fundamental para estabelecer percursos compatíveis com as habilidades e funções de cada operador.
How much: quanto?
O fator financeiro também é essencial na elaboração dos planos de ação 5w2h. Para cada uma das metas e percursos definidos, descreva uma estimativa do valor dispensado à tarefa.
Caso o projeto ainda esteja em fase de experimentação, utilize o seu registro de dados ao longo da execução para evidenciar o possível orçamento previsto e, assim, ir ajustando os custos operacionais nas etapas seguintes.
Ao detalhar todas essas questões do método 5w2h, você e sua equipe terão as informações necessárias para dar o start na operação de controle de qualidade de maneira ágil e efetiva.
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Até mais!
