A sua indústria de alimentos acompanha regularmente a rede de fornecimento? Mensurar estatísticas e realizar auditoria de fornecedores com frequência são práticas fundamentais para a qualidade do seu produto e a continuidade do seu negócio.
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Depois da etapa de qualificação, é preciso manter o controle sobre a padronização e os requisitos acordados. São procedimentos que têm início no produtor e só terminam quando o alimento chega ao consumidor final.
Neste post, entenda o que é e a importância da auditoria de fornecedores, como ela deve ser feita e confira dicas para torná-la mais eficiente. Continue a leitura para saber mais!
O que é auditoria de fornecedores
Também conhecida como auditoria de segunda parte, a auditoria de fornecedores consiste em verificações realizadas in loco por envio de um auditor no espaço de um fornecedor. Diferente de inspeções, que visam ser preventivas, esse é um procedimento de conferência.
Exigida por algumas certificações — como é o caso do certificado internacional Global Food Safety Initiative (GFSI) —, as auditorias externas são uma forma independente de a indústria reduzir riscos e de melhorar continuamente a cadeia de suprimentos.
Para alcançar esse objetivo, existem empresas que oferecem o serviço de auditoria. Porém, com organização e ferramentas certas para viabilizar essa avaliação junto aos provedores externos, uma indústria alimentícia pode elaborar o próprio programa de auditoria.
Confira o infográfico: O que considerar na escolha de um software de gestão da qualidade
Por que é importante auditar fornecedores
Como em qualquer outro setor, na indústria de alimentos não é diferente. A auditoria é um protocolo para assegurar que o fornecedor está adequado às regras que deve seguir. Quanto maior for esse alinhamento entre todas as partes, melhor será a eficácia em uma operação.
Uma indústria que produz geleia de morangos, por exemplo, precisa acompanhar de perto as etapas de produção da fruta antes de transformá-la em produto. As atividades não param e as entregas são realizadas constantemente.
A auditoria não deve ser vista como um momento para apontar não conformidades. Ela deve ser encarada como um processo para viabilizar melhorias e o desenvolvimento de todos os elos co-responsáveis da cadeia agroalimentar.
Logo, de tempos em tempos, além do checklist das inspeções das entregas, a visita ao fornecedor é necessária. Só assim será possível manter o padrão de qualidade e obter benefícios como os que descreveremos a seguir.
Proximidade com o fornecedor
As auditorias são revisões de acordos. Quem fornece a matéria-prima tem a oportunidade de rever suas práticas e de se alinhar a níveis elevados de qualidade. Por isso, é importante que a indústria contratante colabore nessa troca.
Como citamos acima, seja com a indicação de ferramentas ou com instruções, garantir o cumprimento de requisitos por parte dos fornecedores é um fator que fomenta o aprimoramento de toda a cadeia.
Fortalecer essa parceria certamente ajudará em negociações futuras e contribuirá para a confiabilidade da relação entre ambos. Se todos alcançarem níveis mais altos de gestão da qualidade dos alimentos, haverá grandes chances de aumentarem as vendas e de obterem um crescimento em conjunto dos negócios.
Prevenção de riscos
Diagnósticos precisos podem identificar ameaças à segurança e à qualidade do alimento utilizado. Programas de auditoria de fornecedores precisam ser minuciosos para averiguar qualquer não conformidade e reverter esse quadro.
Apenas auditorias externas podem conferir todos os requisitos constatando a rotina de produção periodicamente (semanal, quinzenal, mensal ou anualmente).
Detalhes como pontos de instalação, distribuição do espaço, logística interna, uso de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) por parte das equipes e cuidados com armazenamento são alguns dos exemplos do que deve ser observado.
Como tornar as auditorias mais eficientes
Existem diversas normas de sistemas de gestão da qualidade e as auditorias devem sempre relacionar requisitos e evidências. Confira três passos para a construção de um programa de auditoria de fornecedores com eficiência:
1 – Planejamento
É essencial planejar cada ponto da auditoria de fornecedores para a indústria. Deixe bem claro, em cinco passos:
- Objetivos: o que deverá ser auditado;
- Escopo: qual será a periodicidade e o processo a ser seguido;
- Recursos: quais serão as ferramentas utilizadas;
- Equipe: quem serão os profissionais responsáveis pelas auditorias;
- Protocolo e checklist: perguntas e pontos a serem verificados.
Antes de realizar a visita, é importante solicitar documentos atualizados do fornecedor ou analisar novamente a documentação entregue durante a negociação. Isso ajuda na preparação dos questionários e formulários para a auditoria.
A equipe de auditores deve conhecer a fundo, principalmente, o Manual de Boas Práticas de Fabricação do fornecedor. Uma vez estabelecido o programa, faça um agendamento em comum acordo com o auditado, já definindo a frequência das realizações.
2 – Execução
A auditoria pode durar mais de um dia, dependendo do tipo de processo a ser cumprido, do porte da empresa e do tamanho da equipe responsável por ela. Deve incluir visita às instalações, como área de produção, laboratório e outras áreas de apoio.
É imprescindível, também, realizar entrevistas com os profissionais atuantes na produção. Um auditor deve verificar todas as evidências possíveis, com o objetivo de alinhar documentação e prática.
3 – Encerramento
Para concluir uma auditoria, deve-se compilar com cautela todas as informações. Nesta fase, são contempladas as ações de:
- Análise de resultados (score da auditoria);
- Elaboração e emissão do relatório;
- Articulação do plano de ação.
Podemos ter uma ideia do quanto os registros das visitas são importantes, não é mesmo? Agora, pense na diferença entre um processo de auditoria manual e um processo com a disponibilidade de uma tecnologia especializada.
Um sistema para automatizar os checklists e para armazenar as informações da auditoria não só melhora o controle das informações como também pode economizar um tempo considerável para cumprir as etapas de relatórios.
Como fazer checklist de auditoria de fornecedores?
Para fazer a auditoria de fornecedores é importante ter apoio da tecnologia. Já se foi o tempo em que era necessário preencher formulários e mais formulários e, depois, repassar uma quantidade enorme de informações para planilhas.
Agora, existem sistemas que fazem tudo isso de forma personalizada e automatizada. Assim, a execução de auditorias de qualquer nível se torna muito mais simples e ágil. É possível adaptar o checklist para atender as necessidades do seu negócio, mas alguns critérios de avaliação são:
- Qualidade do produto ou serviço;
- Conformidade regulatória;
- Avaliação de desempenho;
- Flexibilidade de negociação;
- Condições de pagamento;
- Limites de pedido e prazos de entrega.
Com um sistema, os auditores ganham tempo para cadastrar mais informações com praticidade, e os relatórios são gerados rapidamente. Logo, os planos de ação são criados com agilidade e precisão. Um exemplo disso é a automatização de verificação, com o checklist digital.
A automação pode trazer grandes benefícios para a indústria de alimentos. Se você quer saber mais, confira o conteúdo: Automação do Controle de Qualidade na Indústria de Alimentos.
