Com certeza você já sabe da importância da padronização no processo de inspeção de qualidade em suas lojas. A utilização da ficha técnica de produto apoia esse processo e torna essas rotinas mais eficientes e automatizadas.
Processos diários de conferência, como inspeções de recebimento de mercadorias, muitas vezes podem gerar equívocos quando não são bem elaborados e executados. Por isso, é preciso adotar soluções que ajudem a manter o controle e melhorar a gestão.
Nesse caso, uma ferramenta que auxilia nessa atividade é a ficha técnica de produto. Por ser de simples produção e fácil aplicação, ela traz informações que facilitam a tomada de decisão alinhada às estratégias do seu negócio.
Confira neste post o que é uma ficha técnica de produto e qual a sua importância para o controle de qualidade do seu supermercado.
O que é uma ficha técnica de produto
A ficha técnica de produto é um documento de referência que contém as especificações sobre os parâmetros ideais de qualidade para certo produto, com foco na padronização dos mesmos. É o caso das Frutas, Legumes e Verduras (FLV).
Ela serve como um registro ou resumo das especificações técnicas, características, propriedades e outros dados relevantes do produto. A FT deve ser adequada às especificidades de cada produto além das necessidades da empresa.
Ela é um recurso valioso para os coordenadores de qualidade, pois auxilia na verificação da conformidade dos produtos de acordo com padrões internos e com as regulamentações.
Seu objetivo principal é garantir a qualidade e padronização dos produtos oferecidos aos clientes. Por isso, é importante entender o que o seu negócio compreende por qualidade e quais são os parâmetros a se seguir para cada produto. A atualização da FT deve ocorrer periodicamente pelo time responsável.
A importância da ficha técnica de produto
A descrição criteriosa da ficha técnica de produto guia o trabalho de quem está desempenhando uma inspeção de qualidade. Ou seja, ajuda a padronizar a operação, retirando a subjetividade desse processo, gerando ganhos de eficiência na equipe que lida com a inspeção de produtos diariamente.
É indispensável que a ficha técnica seja simples, completa e objetiva, para que os colaboradores possam entender claramente todas as informações, eliminando interpretações distintas, de preferência com ajuda de desenhos ou fotos que representem exatamente o tipo de qualidade que deve ser obedecido. Caso contrário, pode implicar no recebimento de um FLV fora dos padrões previamente estabelecidos.
Desta forma, as fichas técnicas permitem uma avaliação imparcial e padronizada dos produtos em verificação, resultando em uma estratégia que diminui o volume de devoluções e pode gerar o aumento de vendas.
Benefícios de utilizar fichas técnicas
Além da otimização do processo de inspeção, a utilização das fichas técnicas traz outros benefícios. Confira, a seguir, os principais:
Padronização da Qualidade
O uso das fichas técnicas no controle de qualidade garante a padronização das inspeções de qualidade e a entrega de um produto seguro e competitivo no mercado. Um dos principais pontos deste benefício é a retirada de subjetividade da inspeção na hora do recebimento.
Redução do volume de perdas durante o recebimento e expedição
O uso de ficha técnica na inspeção de qualidade no recebimento de um produto contribui para a redução do volume de perdas, uma vez que só entrarão em suas lojas mercadorias com o padrão de qualidade previamente estabelecido, barrando os que não cumprem esses requisitos.
Redução de devoluções
Neste cenário, é possível alinhar um padrão de qualidade para cada produto e, assim, realizar acordos com os seus fornecedores deixando claro que só será aceito FLVs com um certo padrão, diminuindo o número de devoluções.
Avaliação de fornecedores
Utilizando a FT no momento da inspeção de qualidade de recebimento será possível avaliar a qualidade de entrega dos seus fornecedores.
A decorrência desta inspeção é um indicador significativo para a classificação das empresas fornecedoras, pois está pautado em conformidades e não conformidades. Com os dados decorrentes das fichas técnicas, você conseguirá analisar qual fornecedor faz mais entregas conforme ou não, podendo instruí-lo corretamente para seus padrões, ou trocar de serviços.
Auxilia o treinamento de funcionários
Os novos funcionários não conhecem todos os padrões de qualidade dos produtos. Com isso, a ficha técnica será um ótimo auxílio na correta identificação dos parâmetros de qualidade no momento da inspeção.
Como montar uma ficha técnica de produto?
Para começar, é preciso definir as informações relevantes para o produto e reunir os dados para preenchimento. Uma ficha técnica de FLV, por exemplo, pode incluir informações como calibre, coloração, grau de maturação, valor nutricional e modo de armazenamento.
Em seguida, é importante especificar os critérios de avaliação para cada parâmetro ou característica do produto. Isso pode incluir limites aceitáveis, faixas de tolerância, referências a normas ou regulamentos ou padrões internos da empresa.
Entre os principais campos que deverão estar na sua ficha, podemos citar:
- Identificação do produto;
- Dimensões e peso;
- Categoria e código de estoque;
- Profissional responsável;
- Observações extras.
Além disso, forneça instruções claras para preenchimento e utilização da ficha técnica para garantir que os profissionais responsáveis pelo controle de qualidade saibam como fazer. Isso garante padronização e consistência no processo.
Como vimos, a ficha técnica de produto é fundamental para o controle de qualidade. Se você quer saber mais sobre a ferramenta para usá-la da maneira adequada, acesse o curso Fichas Técnicas: como padronizar a qualidade de Frutas, Legumes, Verduras.
