O processo de compras é importante para assegurar o abastecimento de insumos e matérias-primas nas indústrias, garantindo o funcionamento regular da empresa. Pode trazer benefícios adicionais, como economia e lucratividade, se for bem planejado e gerenciado.
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Encontrar fornecedores confiáveis e de qualidade pode ser uma tarefa complexa e, por isso, devemos manter uma sistemática de avaliação e criar parcerias com os fornecedores. Na indústria de alimentos, a matéria-prima impacta diretamente na segurança do consumidor final. A escolha e o monitoramento dos fornecedores é indispensável.
A importância da homologação de fornecedores no processo de compras
A homologação de fornecedores é uma etapa do processo de compras em que são realizadas avaliações com critérios pré-estabelecidos para aprovar uma empresa. Essa prática visa tornar o processo de compras mais seguro e confiável.
Com a homologação é possível mitigar o risco de introduzir perigos biológicos, químicos ou físicos nos produtos, reduzir o risco de recall e garantir conformidade com regulamentações locais e internacionais.
A ausência de um programa de homologação pode acarretar compras emergenciais, paradas na linha de produção por falta de insumo, uso de matéria-prima fora de especificação e perda de clientes.
O processo de homologação inicia-se com a solicitação de documentação técnica do produto, para avaliar se as especificações atendem à necessidade da empresa. Também são realizados testes industriais para avaliação de performance. Neste processo, é importante considerar as características sensoriais e físico-químicas da matéria-prima.
Critérios essenciais para homologação de fornecedores
Os critérios essenciais para uma avaliação de fornecedor são:
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Avaliação de risco do fornecedor e do produto
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Avaliação documental
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Auditorias
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Critérios de segurança de alimentos
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Sustentabilidade
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Responsabilidade social
A avaliação de risco pode levar em consideração o tipo de produto fornecido, o impacto do produto adquirido na segurança do alimento em relação aos perigos físicos, químicos e biológicos, o volume de compras, certificações reconhecidas GFSI, risco de fraude, entre outras avaliações pertinentes para cada segmento.
Com uma avaliação de risco robusta, é possível estabelecer critérios e/ou periodicidades diferentes para os fornecedores ou grupos de fornecedores, uma vez que as matérias-primas e insumos não possuem o mesmo peso dentro da avaliação de risco.
Evidências documentais e auditorias no controle de fornecedores
Solicitar e analisar documentos é essencial para comprovar a conformidade do fornecedor. Devem ser considerados:
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Certificações de segurança de alimentos (ex.: FSSC 22000, BRCGS, IFS, ISO 22000)
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Certificados de análises laboratoriais
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Licenças sanitárias
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Políticas de responsabilidade social
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Políticas ambientais
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Autoavaliações
Realizar auditorias presenciais ou remotas é fundamental para avaliar:
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Requisitos de Boas Práticas de Fabricação (BPF)
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Treinamento de funcionários
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Rastreabilidade
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Cultura de segurança de alimentos praticada no dia a dia
Gestão e atualização do processo de homologação de fornecedores
O processo de homologação deve gerar uma classificação de cada fornecedor. Para gerenciar esse processo, é uma boa prática manter um cadastro atualizado dos fornecedores aprovados e um histórico dos não aprovados ou em desenvolvimento, contemplando todos os documentos solicitados e o registro das auditorias.
Após a homologação, os fornecedores precisam ser monitorados quanto à qualidade do produto, prazos de entrega e preços. A empresa deve definir uma periodicidade das avaliações e critérios para manutenção do status de fornecedor homologado.
O processo de homologação precisa ser atualizado com periodicidade pré-estabelecida, a fim de garantir que os requisitos continuam sendo atendidos. É recomendável que qualquer alteração com impacto em qualidade, segurança de alimentos ou requisitos legais seja comunicada imediatamente pelo fornecedor.
A homologação de fornecedores é, portanto, uma etapa estratégica para assegurar qualidade, credibilidade e segurança. Com critérios bem definidos, uma avaliação de risco robusta e uma equipe qualificada, é possível manter uma cadeia de suprimentos eficaz e eficiente.
