Semana da Auditoria: saiba o que fazer para não entrar em desespero!

POR PariPassu

Quando a semana da auditoria se aproxima é comum buscar corrigir todas as falhas que ficaram para trás. Manter um sistema de gestão da qualidade eficiente e eliminar as falhas é um desafio para muitas empresas, mas este não precisa ser um motivo para desespero.

É claro que quando os registros de treinamentos e inspeções de qualidade, avaliações de fornecedores e indicadores de qualidade são realizados e organizados no período entre as auditorias, grande parte deste desespero fica de lado. Porém, de maneira geral, isto não acontece na maioria das empresas uma vez que seus funcionários raramente estão engajados com a cultura da qualidade.

Na sua empresa também é assim? Não se preocupe. Vamos dar algumas dicas que vão ajudar a deixar os dias que antecedem a semana da auditoria mais tranquilos.

Nunca manipule informações apresentadas na semana da auditoria!

Como já falamos, a realidade das empresas no Brasil, prova que é apenas nas semanas que antecedem a auditoria que os registros e informações importantes para a gestão da qualidade são levadas a sério. Isto faz com que muitos gestores de qualidade procurem contornar esta situação.

Para isso, é comum que alguns registros sejam manipulados – como listas de presença em treinamentos, registros de inspeção, relatórios de não conformidade e planos de ação – para comprovar informações que muitas vezes não são reais.

Esta é uma prática perigosa pois pode afetar diretamente indicadores de qualidade utilizados para tomada de decisão e ações estratégicas da empresa que, quando provém de dados manipulados, podem direcionar a empresa para o caminho errado e podem custar, se descobertos, a perda de uma certificação ou cliente.

Não manipule as informações. Entregue e mostre para o auditor aquilo que é real e representa as atividades da sua empresa e prepare-se para as Não Conformidades que virão.

Encare não conformidades de cabeça erguida..

Recupere todos os registros e informações importantes para o Sistema de Gestão da Qualidade que foram apresentadas no período entre auditorias.

Nós já falamos aqui sobre os motivos para você encarar uma não conformidade de cabeça erguida, então não se preocupe com aquelas que virão, apenas tenha certeza de que você poderá tratá-las de maneira correta desta vez.

Reveja seus planos de ação!

Antes de encarar a semana da auditoria, tenha certeza de que seus Planos de Ação foram eficazes. Sabe como? Reveja atentamente suas não conformidades e planos de ação e leve em conta os seguintes aspectos:

  • A não conformidade recebeu o tratamento adequado para sua gravidade?
  • O Plano de Ação sanou a não conformidade?
  • O Plano de Ação foi cumprido no prazo determinado?
  • Você garantiu que a não conformidade não ocorra novamente?

Caso não tenha respondido “Sim” à todas estas perguntas, é necessário entender as causas para o “Não”. Com esta análise, você consegue ter clareza de onde está falhando: no tratamento da Não Conformidade, na estruturação do plano de ação, no cumprimento aos prazos ou numa análise correta sobre as fontes do problema.

Não há nada que te deixe mais preparado para a semana da auditoria do que um acompanhamento contínuo das atividades de Inspeção e controle de qualidade, unido à uma análise precisa dos indicadores que são importantes para o seu negócio.

O que é mais importante para encarar a semana da auditoria com confiança é a certeza de que a organização está munida do que é necessário para sanar as não conformidades detectadas. 

Mas, e você já sabe o que fazer depois da semana da auditoria? Fique de olho em nossos materiais educativosblog! Em breve falaremos sobre o que fazer depois da auditoria.

Até lá!

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