Não Conformidade e Plano de Ação: entenda o que fazer

POR PariPassu

Tratar as Não Conformidade com um Plano de Ação e enxergá-las como um desafio para a sua empresa é a alternativa mais eficiente para alcançar ótimos resultados. As não conformidades representam uma falha no seu processo, mas identificá-las e agir de forma rápida e eficaz é uma oportunidade para otimizar a sua operação e reduzir os custos. 

Para tornar as Não Conformidades em uma oportunidade de melhoria, é preciso elaborar um Plano de Ação consistente e que, mais do que tratar uma não conformidade específica, permita uma evolução do processo por inteiro.

Tendo isto em vista, vamos falar aqui sobre os conceitos de Não Conformidade e explicar como tratá-las com um Plano de Ação consistente e inteligente. Vamos lá?

O que é uma Não Conformidade?

Não Conformidade é o que nasce de um processo que gera um resultado insatisfatório e que acarreta o não atendimento à um critério externo (legislações e normas, por exemplo) ou interno (procedimentos internos ou parâmetros de clientes, por exemplo).

É importante diferenciar Não Conformidade e Defeito: embora todo defeito seja uma Não Conformidade, esta última representa um produto fora de parâmetros esperados, já o defeito configura o produto ou processo como impróprio para a aplicação desejada.

Como identificar uma Não Conformidade?

O primeiro passo é ter colaboradores preparados para receber e registrar uma Não Conformidade detectada dentro ou fora da empresa. Para isso, a equipe de qualidade deve estabelecer critérios de atendimento – de acordo com procedimentos internos, legislações, normas ou parâmetros de qualidade de clientes – e limites aceitáveis para estes parâmetros.

O modelo abaixo trata-se de um Relatório de Conformidade disponibilizado no aplicativo CLICQ, onde de maneira muito simples e rápida, é possível preencher dados de uma Não Conformidade encontrada. Confira:

plano de ação

Quando a equipe conhece estes critérios, deve ser responsabilidade de quem recebe ou detecta a Não Conformidade fazer um registro detalhando as informações pertinentes. Registrada a Não Conformidade, é necessário definir quais serão as ações tomadas para tratá-la.

Tratando a Não Conformidade com um Plano de Ação

Com o registro da Não Conformidade em mãos, é hora de fazer uma Análise Crítica sobre a situação e definir quais ações (corretivas ou preventivas) serão tomadas – pautadas em procedimentos coerentes, justificáveis e viáveis – e traçar uma ordem para tratamento, ou seja, um Plano de Ação.

Um Plano de Ação é um conjunto de atividades organizadas – com prazos,  responsabilidades e  objetivos definidos – que pretende tratar uma Não Conformidade específica, melhorar o processo como um todo e atingir metas determinadas na Análise Crítica.

Embora o Plano de Ação envolva, na maioria das vezes, mais de um colaborador, ele não precisa ser um desafio para você. No CLICQ você pode designar quem serão os responsáveis pelo preenchimento e eles serão notificados por e-mail.

plano de ação

Os colaboradores responsáveis pela tomada de ação e seu registro poderão acessar a solução para tratar as não conformidades, também é possível acompanhar o andamento do preenchimento do plano de ação.

plano de ação

Não Conformidades e Planos de Ação não precisam ser um pesadelo

É preciso perceber que as Não Conformidades encontradas servem para que você detecte falhas de procedimento e tome ações sobre elas. Quando você faz uma análise crítica consciente para elaborar um Plano de Ação, as atividades planejadas vão direcionar a empresa ao atendimento

Esteja preparado, tenha um Relatório de Não Conformidade e Planos de Ação já estruturados para preenchimento automático no caso de uma não conformidade. Afinal, ninguém deve esperar uma auditoria para se deparar com as falhas no seu processo, não é?

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