Como implantar um Sistema de Gestão da Qualidade

POR PariPassu

A etapa de implementação do sistema de gestão da qualidade exige muita preparação, planejamento, resiliência e uma inevitável mudança no cotidiano do seu negócio, quando não é bem comunicada pode gerar resistência por parte dos colaboradores da empresa. No post anterior falamos sobre os 5 passos para Gestão da Qualidade do seu negócio, agora abordaremos umas das etapas mais críticas de qualquer novo projeto: a  implantação.

Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficiente, que traga resultados efetivos, é necessário rotina, padronização e envolvimento de todos. Para facilitar a caminhada na implantação de um SGQ, destacamos as etapas que não podem faltar para uma implantação de sucesso:

Envolva todas as pessoas da sua empresa no processo

Engajamento é a chave de sucesso. Todos os colaboradores de sua empresa, tem conexão direta ou indireta com a qualidade, seja impactando na qualidade dos produtos ou dos processos de apoio para a produção/distribuição. Portanto, ao iniciar a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade, comunicação clara e treinamento constante são essenciais.

É importante para o sucesso do projeto evidenciar a participação de todos e instigar a colaboração de seus funcionários para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total na sua empresa.Para isso, uma etapa de sensibilização ao início da implantação costuma ser eficiente, além disso, algumas empresas costumam bonificar funcionários que trazem novas ideias e melhorias aos processos que são incorporadas e contribuem para o sucesso da empresa.

Defina os produtos e processos que têm mais impacto no seu negócio

Para empresas que possuem um mix de produtos muito extenso, implantar um SGQ em todos simultaneamente é uma tarefa extremamente complexa, portanto, na maioria dos casos, é necessário selecionar os produtos ou família de produtos que vão ter maior impacto no sucesso da empresa, normalmente são os que representam o maior volume comercializado ou aqueles que geram mais faturamento para sua empresa, uma ferramenta muito utilizada para esse fim é a Curva ABC.

Indicadores, a tradução da qualidade dos seus produtos e processos.

Agora chegou o momento de definir quais os indicadores mais importantes à serem medidos nos seus produtos e processos, por exemplo: Produtos: Grau brix, defeitos, calibre, maturação, podridão, etc. Processos: Temperatura da câmera fria, peso médio das caixas, preços de compra e venda, entre outros. Uma das prioridades aqui é não pecar pelo exagero, não adianta ter indicadores demais e não conseguir controlá-los posteriormente, portanto, tenha cuidado para não exagerar no número de indicadores e em sua complexidade e, principalmente, os indicadores devem atender  as exigências do seu cliente!

Defina o método de coleta da informação

De quanto em quanto tempo serão coletados os indicadores? Coletas mais frequentes, traduzem resultados mais confiáveis, porém, consequentemente, custam mais caro. A coleta será feita de forma manual ou automatizada? Para a coleta manual, serão necessários mais funcionários, mais horas de trabalho e as informações estarão armazenadas de maneira menos segura. Já a coleta automatizada facilita o fluxo de informação, dando maior agilidade ao processo e garante maior segurança para as informações de sua empresa. E para essa decisão os principais argumentos estão no seu próprio negócio: Qual o tamanho da sua produção? Qual o nível de detalhe da informação desejado? Quantos funcionários estão treinados para realizar o controle de qualidade? Essa análise possibilitará tomar a decisão mais adequada a realidade de sua empresa.

Controle o desempenho dos seus indicadores

Agora que temos a informação disponível, é necessário definir quem será o responsável pelo acompanhamento dos indicadores, qual periodicidade devem ser acompanhados e quais ações são tomadas quando os indicadores estiverem fora do controle. Para um acompanhamento mais eficiente, um sistema que atualize e notifique as ocorrências, facilita a dinâmica de acompanhamento e permite ao gestor da qualidade acompanhar apenas os casos que necessitem de sua atenção.

 

sistema de gestão da qualidade

 

Manutenção e melhoria contínua

Depois de implementado o Sistema de Gestão da Qualidade, é necessário concentrar a atenção na sua manutenção e na melhoria dos produtos e processos, implementando as sugestões de melhorias dadas pelos funcionários, clientes e pelo gestor da qualidade, afim de obter processos e produtos cada vez mais eficientes e de melhor qualidade.

E por fim, o próximo passo é expandir o SGQ para os demais produtos e processos, até que todas as etapas estejam sendo controladas e alcancem os requisitos desejados.

A implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade é uma tarefa desafiadora, entretanto, possibilita diversos benefícios, como o aumento da qualidade dos produtos, processos mais eficientes, redução dos custos operacionais, clientes ainda mais satisfeitos com a sua marca, fidelizados e, consequentemente, maior faturamento para a sua empresa.

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